Det er sandsynligt, at der lige nu bliver indsat firmatekst i en AI-chatbot et sted i jeres virksomhed. En medarbejder skal formulere et svært kundebrev, opsummere et langt referat eller oversætte et tilbud, og værktøjet er et klik væk.

Det er hverken overraskende eller nødvendigvis forkert. Men det er en beslutning, som virksomheden bør tage bevidst i stedet for at overlade til den enkelte.

Den reelle risiko

Risikoen er sjældent, at AI-værktøjet er ondsindet. Den er, at data forlader organisationen til en tjeneste, I ikke har en aftale med, og at I derfor ikke ved:

  • Hvor data opbevares, og hvor længe.
  • Om de bruges til at træne modellen, så de potentielt kan optræde andre steder.
  • Om de behandles inden for EU.
  • Hvem hos udbyderen der kan se dem.

Indeholder teksten personoplysninger eller kundedata, er der tale om en videregivelse uden retligt grundlag. Det er kernen i problemet — ikke teknologien.

Forbud virker ikke, men retningslinjer gør

Et forbud flytter blot aktiviteten til den private telefon, hvor I hverken kan se den eller styre den. Den bedre tilgang er at give adgang til et værktøj, der er forsvarligt, og en klar regel for, hvad der må lægges i det.

Vælg en erhvervsversion

De store udbydere tilbyder erhvervsversioner, hvor data ikke bruges til at træne modellen, hvor der findes en databehandleraftale, og hvor administratoren kan styre adgang og opbevaring. Det er den afgørende forskel fra en gratis privatkonto.

Bruger I allerede Microsoft 365, er der en fordel i at holde sig inden for platformen: adgangsstyring, logning og databehandling følger de aftaler, I allerede har.

Den vigtige forudsætning: rettighederne skal være i orden først

Et AI-værktøj, der er integreret i jeres egne data, kan finde og opsummere det, brugeren har adgang til. Det er hele pointen — og det er også risikoen.

Er rettighederne rodede, bliver det synligt med det samme. Ligger lønfilen i et team, hvor halvdelen af huset er medlem, har den hidtil været beskyttet af, at ingen ledte efter den. Med et værktøj, der kan søge på tværs og besvare spørgsmål, er den ikke længere beskyttet.

Derfor er vores klare anbefaling: ryd op i adgange, inden I tager sådanne værktøjer i brug. Rollebaseret adgang, lukkede områder til det fortrolige, og en gennemgang af, hvem der er medlem af hvad.

Det er i øvrigt et argument for at gøre det. Oprydningen burde være lavet alligevel, og AI-projektet giver den en anledning og en deadline.

En retningslinje på fem linjer

Den behøver ikke være længere:

  • Brug de værktøjer, virksomheden stiller til rådighed — ikke private konti til arbejdsopgaver.
  • Indsæt aldrig personoplysninger, helbredsoplysninger, lønoplysninger eller kundens fortrolige materiale i et værktøj, der ikke er godkendt.
  • Resultatet skal altid kontrolleres af et menneske, inden det sendes ud af huset.
  • Brug ikke AI til at træffe beslutninger om personer — ansættelse, afskedigelse, kreditvurdering — uden at det er vurderet særskilt.
  • Er du i tvivl, så spørg. Det tager to minutter.

Det tredje punkt er det vigtigste i praksis

AI-værktøjer formulerer sig overbevisende, også når indholdet er forkert. Vi har set tilbud med opfundne specifikationer og mails med henvisning til paragraffer, der ikke findes.

Det er ikke et sikkerhedsproblem — det er et kvalitetsproblem, og det kan koste mere. Et forkert tilbud er bindende, uanset hvordan det blev skrevet.

Reglen bør derfor være enkel: AI må gerne skrive udkastet. Et menneske skal godkende det, der sendes.

Hvor der er reel gevinst i en mindre virksomhed

Vores erfaring er, at værdien ligger i det trivielle frem for i det strategiske:

  • Opsummering af lange mailtråde og referater.
  • Første udkast til en tekst, man har svært ved at komme i gang med.
  • Oversættelse af tilbud og korrespondance.
  • Omskrivning af teknisk indhold til noget, en kunde forstår.
  • Hjælp til formler og opsætning i regneark.

Det er ikke revolutionerende, men det er timer sparet hver uge, og det er lavrisiko, når reglerne er på plads.

Undgå den skjulte omkostning: licenser til alle

AI-licenser er ikke billige pr. bruger. Start med de roller, hvor gevinsten er tydelig — typisk dem der skriver meget — frem for at give det til alle på én gang.

Mål på, om det bruges, inden I udvider. Vores erfaring er, at brugen er meget ujævnt fordelt: nogle bruger det dagligt, andre glemmer det efter en uge.

Netdk hjælper med at gøre det forsvarligt

Vi gennemgår adgangsrettigheder, inden AI-værktøjer tages i brug, sætter styringen op i Microsoft 365, og hjælper med at formulere en retningslinje, medarbejderne kan huske.

Vi arbejder med virksomheder i hele Midtjylland — Aarhus, Randers, Silkeborg, Viborg, Skanderborg, Lystrup og Odder.

Næste skridt

Overvejer I AI-værktøjer? Ring på 70 23 57 70 — vi starter med at se på, om rettighederne kan holde til det.