Næsten alle virksomheder svarer ja, når man spørger om de har backup. Det er sandt. Det er blot ikke altid svaret på det spørgsmål, der betyder noget: kan I komme tilbage til drift efter en alvorlig hændelse, og hvor meget mister I undervejs?

Backup er et af de områder, hvor der er størst afstand mellem, hvad ledelsen tror er dækket, og hvad der faktisk er dækket. Her er de fem huller, vi oftest finder.

1. Microsoft 365

Det største og mest almindelige hul. Mange tror, at fordi mail og filer ligger i skyen, er de sikret. Microsoft sikrer driften af platformen — de sikrer ikke jeres data mod at blive slettet, krypteret eller mistet.

Konkret betyder det:

  • Slettes en mail eller en fil, og opdages det efter opbevaringsperioden, er den væk.
  • Lukkes en brugerkonto og licensen fjernes, forsvinder indholdet efter en periode.
  • Bliver en konto kompromitteret og indholdet slettet bevidst, er versionshistorik ikke tilstrækkelig.
  • Rammes en synkroniseret OneDrive af ransomware, kan de krypterede versioner synkroniseres op.

Derfor kører vi separat cloud backup af Microsoft 365 hos alle vores kunder — mail, OneDrive, SharePoint og Teams. Det er en af de billigste forsikringer, der findes, og den mangler hos et flertal af de virksomheder, vi møder første gang.

2. Fagsystemer og databaser hos tredjepart

Ligger jeres økonomisystem, sagssystem eller CRM hos en leverandør, er spørgsmålet ikke om de har backup. Det er:

  • Hvor hurtigt kan de gendanne, og står det i aftalen?
  • Hvor meget data kan I miste — er der en time eller et døgn mellem sikringerne?
  • Kan I selv få en kopi af jeres data ud, hvis leverandøren går ned eller I skifter?
  • Hvad sker der med jeres data, hvis leverandøren går konkurs?
  • Kan de gendanne en enkelt post, eller kun hele databasen? Det sidste er ubrugeligt, hvis en medarbejder har slettet en enkelt sag ved en fejl.

De sidste to spørgsmål bliver næsten aldrig stillet, og de giver de værste overraskelser. Bed om at få svaret skriftligt — det er også et krav, når en kunde spørger jer om jeres forsyningskæde.

3. Konfigurationer og opsætninger

Filerne kan gendannes. Men hvad med firewallens regelsæt, netværksopsætningen, adgangspolitikkerne i Entra ID, printeropsætningen, og de indstillinger i fagsystemet, som en tidligere ansat brugte tre uger på at få rigtige?

Uden dokumentation eller sikring af konfigurationen bliver gendannelsen langt langsommere, end nogen har regnet med. Erfaringsmæssigt er det her, dagene går — filerne er tilbage på tre timer, og resten af ugen går med at få systemerne til at tale sammen igen.

Sæt derfor konfigurationseksport på listen: firewall, switche, adgangspunkter, Entra ID-politikker og fagsystemernes opsætning. Og gem det et sted, der ikke er afhængigt af de systemer, det beskriver.

4. Data på medarbejdernes maskiner

Alt, hvad der ligger lokalt på en bærbar og ikke synkroniseres, findes kun der. Typiske eksempler:

  • Skrivebordet, hvis Kendte mapper ikke er slået til.
  • Mappen Dokumenter, samme grund.
  • En lokal Outlook-datafil med gammel arkiveret mail.
  • Downloadede vedhæftninger, som nogen arbejder videre i.
  • Lokale kopier af regneark, der aldrig blev lagt tilbage.

Løsningen er sjældent backup af hver enkelt maskine. Den er at sikre, at intet af værdi kun ligger lokalt — ved at slå Kendte mapper til og flytte arbejdet ind i OneDrive og SharePoint.

5. Selve testen

Det femte punkt er ikke et system. Det er det faktum, at backuppen aldrig er prøvet.

En backup, der ikke er gendannet, er en formodning. Vi har set jobs, der kørte grønt i månedsvis, men hvor en central mappe var faldet ud af udvælgelsen, fordi den blev flyttet. Vi har set sikringer, der kun indeholdt en database uden de tilhørende filer. Vi har set en backup til en disk, der havde været fuld i fem måneder.

Ingen af de fejl viser sig, før man prøver at gendanne.

Sådan tjekker I det selv på en time

  • Bed om at få gendannet en konkret fil fra for tre måneder siden. Tag tid på, hvor lang tid det tager.
  • Bed om at få gendannet en slettet mail fra en lukket brugerkonto.
  • Spørg hvor mange data I maksimalt kan miste ved et nedbrud lige nu. Svaret skal være et tal i timer, ikke et cirka.
  • Spørg hvor lang tid en fuld gendannelse tager. Igen: et tal, og gerne et der er målt frem for estimeret.
  • Spørg om der findes en kopi, som ransomware ikke kan nå. Uforanderlig lagring eller fysisk adskilt.
  • Spørg hvornår der sidst blev gendannet noget for at teste.

Kan de seks spørgsmål ikke besvares, er der en opgave — uanset hvor mange grønne flueben overvågningen viser.

3-2-1 er stadig retningslinjen

Tre kopier af data, på to forskellige medier, hvoraf én er væk fra stedet.

Tilføj i dag et fjerde krav: mindst én kopi skal være uforanderlig, så den ikke kan krypteres eller slettes — heller ikke af en angriber med administratoradgang. Netop det sidste er blevet afgørende, fordi moderne ransomware aktivt går efter backuppen først og ofte har haft adgang i uger, inden krypteringen starter.

Sæt to tal, og design derefter

Hvor længe må I være nede, og hvor meget data må I miste? De to tal bestemmer, hvad løsningen skal kunne.

Uden dem bliver backup et produkt, man køber, i stedet for et krav, man opfylder. Og så finder man først niveauet ud den dag, man har brug for det.

Husk at backup også er en GDPR-forpligtelse

Evnen til at gendanne persondata er eksplicit nævnt som en sikkerhedsforanstaltning. Omvendt gælder også, at data i backup er omfattet af sletteforpligtelser — hvilket er en af de mere komplicerede afvejninger.

Den praktiske tilgang: hav en fastsat opbevaringsperiode på backup, og dokumentér den. Så er svaret ikke vi gemmer alt for evigt, som er svært at forsvare.

Netdk tester backup for vores kunder

Vi kører gendannelsestest som en fast del af vores aftaler — ikke fordi det er sjovt, men fordi det er den eneste måde at vide det. Cloud backup af Microsoft 365 er inkluderet i vores pakker.

Vi arbejder med virksomheder i hele Midtjylland og hjælper også med at få de to tal — genoprettelsestid og datatabsgrænse — besluttet af ledelsen frem for af teknikken.

Næste skridt

Hvornår gendannede I sidst en fil for at se om det virkede? Ring på 70 23 57 70, så gør vi det sammen.