Excel er stadig rygraden i mange danske virksomheder. Budgetter, timeregistrering, lagerlister, tilbudsberegninger, provisionsopgørelser — det ligger i et regneark, og det fungerer.

Problemet er sjældent Excel. Det er, at regnearket er bygget af nogen, der lærte programmet i 2011 og aldrig har fået vist, hvad der er kommet siden. Der er sket en del: funktioner der gør formler enklere, værktøjer der automatiserer det, folk laver manuelt hver måned, og en langt bedre måde at strukturere data på.

Her er de funktioner, der giver den største effekt for almindelige brugere, de fejl vi oftest støder på, når vi kigger kunders regneark igennem, og en ærlig vurdering af, hvornår Excel er den forkerte løsning.

1. Tabeller frem for celleområder

Marker dine data og tryk Ctrl+T. Nu er det en rigtig tabel, og tre ting bliver bedre på én gang. Formler udvider sig automatisk, når du tilføjer en række. Kolonnenavne kan bruges i formler i stedet for kryptiske celleadresser. Filtrering og sortering er indbygget.

Næsten alle de fejl, vi finder i kunders regneark, skyldes at en formel ikke fulgte med, da der blev tilføjet en række nederst. Summen dækker rækkerne 2 til 340, men der er nu 347 rækker, og de sidste syv tælles ikke med. Fejlen er usynlig, fordi tallet ser plausibelt ud.

Tabeller løser problemet én gang for alle. Det er det enkeltgreb på denne liste, vi vil anbefale først, hvis der kun er tid til ét.

2. XLOPSLAG i stedet for LOPSLAG

XLOPSLAG er nyere, mere robust og lettere at læse. Den kræver ikke, at opslagskolonnen står først, den kan søge bagfra, den kan søge på flere kriterier, og den kan returnere en pæn besked i stedet for en fejl, når der ikke findes et match.

Den klassiske svaghed ved LOPSLAG er, at den refererer til et kolonnenummer. Indsætter nogen en kolonne midt i tabellen, peger formlen nu på noget andet, uden at der kommer en fejl. XLOPSLAG refererer til kolonnen selv og bliver ikke forvirret.

Har I gamle regneark fyldt med LOPSLAG, behøver I ikke bygge om. Men brug XLOPSLAG i alt nyt, og skift den ud, når I alligevel er inde i en formel.

3. Pivottabeller til de spørgsmål der gentager sig

Hvis nogen hver måned sidder og summerer manuelt for at svare på hvor meget solgte vi pr. kunde pr. måned, er svaret en pivottabel. Marker tabellen, vælg Indsæt og Pivottabel, træk felterne på plads. Næste måned trykker du blot Opdater.

Pivottabeller har ry for at være svære. De er det ikke — de er blot uvante. Afsæt tyve minutter til at bygge den første, og brug derefter en halv time på at bygge de tre rapporter, nogen laver manuelt i dag.

Kombinér med udsnitsværktøjer, hvis flere personer skal bruge samme rapport med forskellige filtre. Så bliver det et lille selvbetjeningsværktøj i stedet for en rapport, nogen skal bede om.

4. Betinget formatering til at se problemerne

Farvelæg de celler, der kræver handling: forfaldne fakturaer i rødt, lagerbeholdning under minimum i gult, afvigelser over ti procent i orange.

Det gør et regneark på 800 rækker læseligt på et sekund. Og det flytter arbejdet fra at lede til at handle, hvilket er hele pointen med et overblik.

Vær moderat. Er alt farvet, betyder farverne ingenting. Vores tommelfingerregel: maksimalt tre regler pr. ark, og de skal alle betyde gør noget.

5. Datavalidering til at forebygge fejlindtastning

Skal en kolonne kun indeholde Ja eller Nej, så sæt en rulleliste op med datavalidering. Skal et beløb være positivt, så sig det. Skal en dato ligge i det aktuelle år, så begræns den.

Det er langt billigere at forhindre fejlen end at finde den tre måneder senere. Og det gør regnearket brugbart for andre end den, der har bygget det — hvilket er forudsætningen for, at virksomheden ikke er afhængig af en enkelt person.

6. Frys ruder og navngiv arkfanerne

Frys øverste række, så kolonneoverskrifterne bliver stående, når du ruller. Under Vis og Frys ruder. Frys eventuelt også den første kolonne, hvis den indeholder navnet på det, rækken handler om.

Og giv arkfanerne navne, der betyder noget. Ark1, Ark2 og Ark3 kopieret ind i en mail til revisoren er et lille selvmål. Det tager fem sekunder at omdøbe dem og sparer den næste person for at åbne alle tre.

7. Ctrl+Shift+L og Alt+lighedstegn

Ctrl+Shift+L slår filtre til og fra. Alt+lighedstegn indsætter en SUM af tallene over cellen. To genveje, brugt hundrede gange om ugen.

Tre andre er værd at have med: Ctrl+piletast springer til enden af et dataområde, Ctrl+Shift+piletast markerer derhen, og F4 fastlåser en cellereference, mens du skriver formlen. De tre tilsammen fjerner en stor del af musearbejdet.

8. Power Query til de data I henter ind udefra

Kopierer nogen hver måned data fra et andet system, klistrer dem ind i Excel og retter formatet manuelt, er Power Query svaret. Du opsætter transformationen én gang — fjern de tre øverste rækker, split kolonnen, ret datoformatet, filtrér de tomme væk — og derefter er opdatering et enkelt klik.

Det er den funktion, der oftest sparer flest timer, og også den, færrest kender. Den ligger under fanen Data og hedder Hent og transformér data.

Den store gevinst er ikke tiden. Det er, at transformationen bliver den samme hver gang. Manuel oprydning laves lidt forskelligt hver måned, og det er en af de mest almindelige kilder til tal, der ikke stemmer med sidste måned.

De tre fejl vi oftest ser

  • Regnearket ligger lokalt på én medarbejders computer. Bliver personen syg, eller går maskinen ned, står virksomheden stille. Læg det i SharePoint eller OneDrive, hvor det versioneres, kan gendannes og er tilgængeligt for flere.
  • Personoplysninger uden beskyttelse. Lister med CPR-numre, lønoplysninger, sygdomsforløb eller helbredsdata i et frit tilgængeligt regneark er en GDPR-risiko. Sådanne filer skal ligge et sted med styret adgang — og adgangen skal kunne dokumenteres.
  • Adgangskoder gemt i et ark ved navn Koder. Vi finder det stadig. Det er den mest effektive måde at give en angriber alt på én gang: én kompromitteret konto, og hele virksomhedens adgange er væk. Brug en passwordmanager.

To fejl mere, som er lidt mere subtile

Beskyttelse forveksles med sikkerhed. Et regneark med arkbeskyttelse eller et simpelt åbningskodeord er beskyttet mod utilsigtede ændringer, ikke mod nogen, der vil ind. Excel-kodeord kan brydes med værktøjer, der er frit tilgængelige. Skal indholdet være fortroligt, skal filen ligge et sted med rigtig adgangsstyring.

Flere versioner i omløb. Sendes regnearket som vedhæftet fil, findes der efter en uge fem versioner, og ingen ved, hvilken der er den rigtige. Del et link i stedet for filen. Så er der én version, og alle ser den samme.

Hvornår er Excel den forkerte løsning?

Excel er fremragende til analyse, modeller og engangsopgaver. Det er en dårlig database.

Signalerne på, at I er ude over grænsen:

  • Flere personer skal redigere de samme data samtidig, og der opstår konflikter.
  • Der er brug for historik — hvem ændrede hvad hvornår, og hvad stod der før.
  • Der er brug for godkendelsesflow.
  • Regnearket er vokset til flere tusinde rækker med tyve faner og formler, der peger på hinanden.
  • Ingen tør røre ved det, fordi ingen længere forstår, hvordan det hænger sammen.

Vi ser jævnligt virksomheder, hvor et centralt regneark er blevet så kritisk, at hele driften afhænger af det — uden backup, uden dokumentation og uden at nogen kan forklare beregningen. Det er en risiko, der bør op på ledelsens bord, ikke en teknisk detalje.

Sådan vurderer I risikoen på tyve minutter

Stil fire spørgsmål om hvert af jeres vigtigste regneark:

  • Hvad sker der i morgen, hvis filen er væk? Er der en backup, og er den prøvet?
  • Hvem kan forklare, hvordan beregningen virker? Er der mere end én?
  • Ligger der personoplysninger i det, og hvem har adgang?
  • Hvor mange timer om måneden går der med manuelt arbejde i det?

Svarene fortæller, om det haster at flytte det, at dokumentere det, eller at automatisere det. Ofte er svaret alle tre — men ikke på én gang.

Netdk hjælper også med det praktiske

Vores supportaftaler dækker Microsoft 365 bredt — også når spørgsmålet er hvorfor virker denne formel ikke, eller hvordan får vi flyttet dette regneark et sikkert sted hen. Vi kører ud til kunder i hele Midtjylland, fra Aarhus og Lystrup til Randers, Viborg, Silkeborg, Skanderborg og Odder.

Er et regneark blevet forretningskritisk, hjælper vi med at få det ind i SharePoint med versionering og backup, få adgangen styret, og vurdere om noget af det bør flyttes til et rigtigt system.

Næste skridt

Har I et regneark, som virksomheden er blevet afhængig af? Ring på 70 23 57 70, så kigger vi på, hvordan det kan gøres robust — uden at I skal lave om på, hvordan I arbejder.