Rådgivningsvirksomheder inden for byggeri og teknik har en IT-profil, der adskiller sig fra de fleste: filerne er store, projekterne varer længe, og der samarbejdes med et skiftende hold af eksterne parter — bygherre, entreprenør, underrådgivere og myndigheder.

Det giver tre udfordringer, som skal løses bevidst: filstørrelser, ekstern deling og projektarkivering. Og de bliver alle tre værre med tiden, hvis der ikke tages stilling.

Store filer og synkronisering

Tegningsfiler, modeller og punktskyer kan være meget store, og de bliver ofte redigeret af flere. Det er den kombination, der giver problemer med almindelig cloudsynkronisering: konflikter, langsom åbning og filer der ikke er færdigsynkroniseret, når kollegaen åbner dem.

Der er nogle konkrete greb:

  • Marker de aktive projektmapper som behold altid på denne enhed, så filerne ligger lokalt og åbner hurtigt.
  • Hold arkiverede projekter som filer efter behov, så de ikke fylder disken.
  • Undgå at to personer redigerer den samme store fil offline. Brug det pågældende fagværktøjs egen mekanisme til samtidig arbejde, hvis den findes.
  • Overvej et fælles filområde til de allerstørste datasæt, hvis synkronisering ikke er praktisk.

Vær desuden opmærksom på lange filstier. Dybe mappetræer kombineret med lange filnavne rammer stadig grænser i visse værktøjer, og fejlen er svær at forstå, fordi den kun rammer nogle filer.

Ekstern deling der ikke bliver et hul

Det er her, de fleste rådgivningsvirksomheder har deres største risiko. Der deles meget, med mange, over lang tid — og der ryddes sjældent op.

Vores anbefaling:

  • Brug gæsteadgang i Teams frem for åbne links. Så ved I, hvem der har adgang, og kan fjerne dem igen.
  • Sæt udløbsdato på alle eksterne links som standard, centralt — ikke som noget den enkelte skal huske.
  • Gennemgå gæstelisten kvartalsvist. Erfaringsmæssigt er en tredjedel fra projekter, der er afsluttet.
  • Ét team pr. projekt med de eksterne i, så adgangen slutter, når projektet arkiveres.

Det sidste punkt er det, der gør oprydningen automatisk. Ligger eksterne parter i et generelt team, skal de fjernes manuelt — og det sker ikke.

Projektarkivering: beslut det på forhånd

Et projekt slutter, men filerne skal gemmes — ofte i mange år, af både kontraktuelle og ansvarsmæssige grunde. Uden en proces bliver alt liggende som aktivt, og efter ti år er der ingen, der kan finde noget.

Lav en simpel arkiveringsrutine ved projektafslutning: hvad gemmes, hvor længe, hvem har adgang, og hvad slettes. Arkivér som et lukket område med læseadgang frem for at lade projektet ligge redigerbart.

Det har en sidegevinst: et arkiveret projekt kan ikke længere ændres ved et uheld, hvilket er relevant, hvis materialet senere skal bruges som dokumentation.

Ansvarsforsikring og dokumentation

For en rådgiver er dokumentationen af, hvad der blev besluttet hvornår, en central del af ansvarsafgrænsningen. Det stiller krav til, at korrespondance og versioner kan fremfindes flere år efter.

Det betyder i praksis to ting: opbevaringspolitikker skal sættes op, så materiale ikke slettes for tidligt, og der skal være backup ud over platformens egne mekanismer.

Bemærk, at de to trækker i modsat retning af GDPR-forpligtelsen om ikke at opbevare personoplysninger længere end nødvendigt. Løsningen er en bevidst, dokumenteret opbevaringsperiode — ikke at gemme alt for evigt.

Kunder stiller krav til jeres sikkerhed

Arbejder I for større bygherrer, offentlige udbud eller entreprenører, kommer der spørgeskemaer om jeres informationssikkerhed. De bliver mere detaljerede år for år, fordi de omfattede virksomheder selv er forpligtede til at stille krav til deres forsyningskæde.

De typiske spørgsmål handler om: MFA, adgangsstyring, backup og testet gendannelse, patching, kryptering, databehandleraftaler, beredskabsplan og hvem der er ansvarlig for sikkerheden.

Kan I svare konkret, er det en konkurrencefordel. Kan I ikke, kan det koste en prækvalifikation — og det er en dyr måde at opdage, at dokumentationen manglede.

Arbejde på byggepladsen

Tilsyn og opfølgning sker på pladsen, ofte med tablet eller telefon, og ofte uden ordentlig dækning. Det stiller de samme krav som for håndværksvirksomheder: offline-funktionalitet, skærmlås, mulighed for fjernsletning og styr på, hvor billeder ender.

Billeder fra en byggeplads er i øvrigt ofte dokumentation med reel juridisk værdi. De hører i sagen, ikke i en privat kamerarulle — hvor de forsvinder med medarbejderen.

Licenser: det dyre og det oversete

Fagsoftware er dyrt, og licensmodellerne skifter. To ting er værd at gennemgå årligt: om I betaler for licenser, der ikke bruges, og om der er brugere på en dyr licenstype, som ville kunne klare sig med en billigere.

Samtidig bør I have styr på, hvem der ejer licenserne. Ligger de på en tidligere ansats personlige konto, er det et problem, der vokser med tiden — og som først opdages, når der skal fornyes.

Læg licenser og adgange i en passwordmanager med delte bokse, knyttet til en funktion frem for en person.

Netdk arbejder med rådgivningsvirksomheder

Vi hjælper arkitekter, ingeniører og andre rådgivere i Midtjylland med filstruktur, ekstern deling, arkivering, backup og den dokumentation, der skal kunne fremvises over for bygherrer.

Vi dækker Aarhus, Randers, Silkeborg, Viborg, Skanderborg, Lystrup og Odder med on-site support inkluderet i aftalen.

Næste skridt

Ring på 70 23 57 70, hvis I vil have ryddet op i ekstern deling og fået en arkiveringsproces, der holder.