Foreninger, fonde, boligorganisationer og mindre almennyttige organisationer har en særlig IT-udfordring: de ansatte er få eller ingen, arbejdet udføres af frivillige og en bestyrelse, og bestyrelsen skifter.

Det giver en tilbagevendende situation, vi ser ofte: kassereren, der satte alt op for otte år siden, er stoppet, og ingen ved hvor noget ligger, hvem der ejer domænet, eller hvad koderne er.

Grundproblemet: adgangen tilhører en person

I en forening bliver systemerne typisk oprettet på en privat mailadresse, fordi det var den, der var i hånden den aften. Domænet er registreret i formandens navn, hjemmesiden hos et bureau, som en frivillig kendte, og medlemssystemet på en konto med kassererens privatmail.

Når personen stopper, følger adgangen med. Det er den mest almindelige årsag til, at foreninger mister kontrollen over deres eget domæne eller hjemmeside — og det kan være meget svært at få tilbage, hvis personen ikke længere kan eller vil hjælpe.

Løsningen: alt oprettes på funktionsadresser

Det vigtigste enkeltgreb er, at intet oprettes på en personlig adresse. Brug funktionsadresser: formand, kasserer, kontakt, webmaster. Personen skifter, adressen består.

Konkret bør følgende ligge på funktionsadresser og ikke på personer:

  • Domæneregistrering — den vigtigste af alle. Mister I domænet, mister I mail og hjemmeside samtidig.
  • Hjemmeside og hosting.
  • Medlemssystem og eventuel betalingsløsning.
  • Bankens netadgang og administrative rettigheder.
  • Sociale medier.
  • Alle skytjenester, hvor foreningens dokumenter ligger.

Overdragelse skal være en fast rutine

Skriv en overdragelsesliste, som følger posten frem for personen. Den bør indeholde: hvilke systemer findes, hvem er leverandør, hvad koster de, hvornår fornyes de, hvor findes adgangene, og hvem har ellers adgang.

Gennemgå listen ved hvert bestyrelsesskifte. Det tager tyve minutter og forebygger de situationer, der ellers koster måneder — og som af og til koster foreningen dens eget navn på nettet.

Passwordmanager er næsten obligatorisk

I en organisation med frivillige og skiftende poster er en passwordmanager med delte bokse den enkleste løsning på adgangsproblemet. Adgangene ligger i en boks knyttet til posten, ny person får adgang til boksen, gammel person mister den.

Det løser samtidig det klassiske problem med koder, der cirkulerer i mails og på papirlapper, og gør det muligt at rotere de fælles koder, når nogen stopper.

Vær opmærksom på, at der skal være mere end én administrator. En passwordmanager, hvor kun formanden kan give adgang, er sin egen risiko.

Medlemsdata er personoplysninger

Navne, adresser, telefonnumre, medlemskaber og betalingshistorik er personoplysninger, og GDPR gælder også for foreninger. Der er ingen undtagelse for at være frivillig eller almennyttig.

Minimum bør være:

  • Styr på, hvor medlemsdata ligger — helst ét sted, ikke i regneark hos fem bestyrelsesmedlemmer.
  • Adgang kun for dem, der har brug for den.
  • Databehandleraftale med medlemssystemets leverandør.
  • Beslutning om, hvor længe data om tidligere medlemmer opbevares.
  • En procedure for, hvad I gør, hvis data kommer ud ved en fejl.

Behandles der følsomme oplysninger — for eksempel om helbred i en patientforening eller om børn i en idrætsforening — er kravene skærpede, og adgangen bør være meget snæver.

Særligt om regneark med medlemslister

Det er den mest almindelige praksis og den største risiko. En medlemsliste i et regneark, der sendes rundt til bestyrelsen på mail, findes efterfølgende i syv indbakker og på fem private computere.

Læg den i stedet ét sted med styret adgang og del et link frem for filen. Det er ikke sværere, og det er en helt anden situation, hvis der skal redegøres for noget.

Samme princip gælder deltagerlister til arrangementer, tilmeldingslister og lister med kontaktoplysninger til pårørende.

Hvad koster det?

Mindre, end de fleste foreninger forventer. Microsoft og andre udbydere har favorable vilkår for almennyttige organisationer, og for en mindre forening kan mail, filer og samarbejde ofte etableres for et beskedent beløb eller gratis.

Det er værd at undersøge, om jeres organisation er berettiget — mange er det uden at vide det. Det kræver typisk dokumentation for organisationens formål og vedtægter.

Beredskab i en frivillig organisation

Hvem ringer man til, hvis hjemmesiden er nede eller mailen ikke virker? I en forening er svaret ofte den, der plejer at kunne finde ud af det — og hvis den person er på ferie, er der ingen plan.

Skriv i stedet ned, hvem der er kontaktperson på hvert system, og hav numrene i bestyrelsens fælles dokumenter. Det er en halv times arbejde, som betaler sig første gang noget går ned.

Netdk hjælper også mindre organisationer

Vi arbejder med foreninger og mindre organisationer i Midtjylland — Aarhus, Randers, Silkeborg, Viborg, Skanderborg, Lystrup og Odder — med at få styr på domæne, mail, medlemsdata og overdragelse mellem bestyrelser.

Næste skridt

Ved I, hvem der ejer jeres domæne? Ring på 70 23 57 70, så finder vi ud af det og får det bragt i orden.