Den sværeste del af at prioritere IT er, at omkostningen er synlig og gevinsten er usynlig. En supportaftale står på budgettet hver måned. De nedbrud, der ikke skete, står ingen steder.

Det gør diskussionen skæv. Sikkerhed bliver et spørgsmål om, hvor lidt man kan slippe med, frem for hvad der er den rigtige balance.

Derfor er det værd at regne det ene tal ud, som gør diskussionen konkret: hvad koster en time, hvor systemerne står stille? Det tager tyve minutter, og det ændrer typisk samtalen fuldstændigt.

Den enkle model

Start med det, der er let at måle:

  • Antal berørte medarbejdere gange gennemsnitlig timeløn inklusive alle omkostninger. Brug den fulde omkostning, ikke bruttolønnen — typisk 1,3 til 1,5 gange.
  • Gang med den andel af arbejdet, der reelt stopper. Ved fuldt nedbrud er det tæt på 100 procent for kontorarbejde. Ved delvis nedetid måske 40 procent.

Eksempel: 20 medarbejdere, 350 kroner i fuld timeomkostning, 80 procent stopper. Det giver 5.600 kroner pr. time i tabt arbejdstid alene.

Det er gulvet. Nu bliver det interessant.

Læg det tabte salg oveni

Her bliver tallene alvorlige for de virksomheder, hvor omsætningen er direkte afhængig af systemerne.

  • Butik eller webshop: Kan I ikke tage betaling, er timens omsætning tabt. Tag omsætning pr. åbningstime som udgangspunkt.
  • Produktion: Står linjen stille, er det ikke kun løn — det er også leveringsforsinkelser og eventuelle bøder i kontrakten.
  • Servicevirksomhed: Kan teknikere ikke få ordrer eller registrere timer, tabes fakturerbar tid, og der bliver kørt forgæves.
  • Rådgivning: Fakturerbare timer, der ikke kan leveres, flyttes typisk — men deadlines flytter sig ikke, så det bliver overarbejde.
  • Transport: Kan der ikke disponeres, står bilerne, og leveringsaftaler brydes.

Husk indhentningsarbejdet

Nedetid slutter ikke, når systemerne kommer op. Der skal indtastes bagud, ringes til kunder, ryddes op i dobbeltposteringer og genskabes det, der blev gjort på papir.

Regn med et tillæg på 30 til 50 procent af den direkte nedetid. Ved en hændelse med datatab er tillægget markant større, fordi arbejde skal genskabes manuelt fra papir, mail og hukommelse.

Og de omkostninger, ingen budgetterer

  • Overarbejde og hastehjælp udefra, ofte til aften- og weekendtakst.
  • Tabt tillid. En kunde, der ikke kunne få leveret, husker det ved næste kontraktforhandling.
  • Ledelsestid. Et døgn hvor direktion og nøglepersoner ikke laver andet end at håndtere krisen.
  • Bøder og krav. Ved brud på persondatasikkerhed kan der komme både anmeldelse, undersøgelse og erstatningskrav.
  • Rekruttering. En periode med kaos koster af og til en nøglemedarbejder.

Regn på det realistiske scenarie, ikke det værste

Det er let at gøre øvelsen utroværdig ved at regne på fem dages totalt nedbrud. Så bliver tallet så stort, at ledelsen afviser præmissen frem for at forholde sig til den.

Brug i stedet tre scenarier:

  • Lille: Fire timer uden mail og filer. Sker for de fleste hvert år eller to.
  • Mellem: To dage uden centrale systemer, for eksempel efter et serverudfald eller et internetnedbrud.
  • Stort: En uge med gendannelse efter ransomware, plus anmeldelse og kundekommunikation.

Nu har I tre tal. Sammenlign dem med årsprisen for at reducere sandsynligheden markant. For de fleste SMB-virksomheder viser regnestykket, at det mellemste scenarie alene overstiger flere års sikkerhedsbudget.

Brug tallet til at prioritere — ikke til at skræmme

Formålet er ikke at fremstille en katastrofe. Det er at kunne besvare spørgsmålet: hvor får vi mest risikoreduktion for pengene?

Erfaringsmæssigt ligger de billigste gevinster her:

  • MFA på alle konti. Meget lav omkostning, fjerner den mest almindelige angrebsvej.
  • Backup der er adskilt fra netværket — og som er testet ved en rigtig gendannelse.
  • Automatisk opdatering af systemer og programmer.
  • Overvågning med automatisk isolering, så én maskine ikke bliver hele netværket.
  • En beredskabsplan på én side, printet.
  • En backup-internetforbindelse, hvis alt ligger i skyen.

De seks punkter koster tilsammen langt mindre end det mellemste scenarie og fjerner en stor del af sandsynligheden.

Sæt to tal for genoprettelse

Når omkostningstallet er kendt, bliver det næste spørgsmål håndgribeligt: hvor hurtigt skal vi være tilbage, og hvor meget data må vi maksimalt miste?

De to tal — genoprettelsestid og datatabsgrænse — er dem, der bestemmer, hvordan backup og drift skal designes. Uden dem bliver det tilfældigt, hvad man får, og man opdager først niveauet den dag, man har brug for det.

Der er stor forskel på en løsning, der giver otte timers genoprettelse, og en der giver en time. Prisforskellen er reel, men den kan nu diskuteres mod et tal frem for mod en fornemmelse.

Gør det til en fast del af budgetprocessen

Regn tallene om en gang om året, når budgettet lægges. De ændrer sig: flere medarbejdere, højere omsætning, mere afhængighed af systemer.

Og brug dem aktivt, når nye systemer indføres. Et system, der gør en funktion mere effektiv, gør typisk også virksomheden mere afhængig af, at det virker. Det er en helt legitim afvejning — den skal blot være bevidst.

Netdk regner det igennem med jer

Vi laver gerne øvelsen sammen med ledelsen som en del af en gennemgang — og kommer derefter med et konkret forslag til, hvad der bør gøres først, og hvad der kan vente.

Vi arbejder med virksomheder i Aarhus, Randers, Silkeborg, Viborg, Skanderborg, Lystrup og Odder, og vi siger også ærligt, når noget ikke er værd at investere i hos netop jer.

Næste skridt

Ring på 70 23 57 70, hvis I vil have et konkret tal på jeres egen risiko — og en prioriteret liste over, hvad der reducerer den mest.