En ny medarbejder, der sidder og venter på et login på sin første dag, er både et spild af penge og et dårligt førstehåndsindtryk. Personen har sagt sit gamle job op, mødt ind med forventning, og den første oplevelse er, at virksomheden ikke havde forberedt sig.

Alligevel sker det ofte, og årsagen er næsten altid den samme: IT fik besked to dage før, og der er ingen fast liste.

Onboarding er en af de opgaver, hvor en tjekliste giver den største effekt for den mindste indsats. Her er den — plus de punkter, der oftest bliver glemt.

Start en uge før, ikke dagen før

Beskeden til IT bør komme, når ansættelseskontrakten er skrevet — ikke når medarbejderen står i døren. Med en uges varsel kan udstyr bestilles, sættes op og testes i ro.

Gør det til en fast del af HR-processen: samme dag som kontrakten underskrives, sendes en standardbesked med navn, startdato, rolle, afdeling, lokation og hvem der skal have samme adgange.

Det sidste punkt er nøglen

Hvem skal personen have samme adgange som? Det spørgsmål er langt mere præcist end en liste over systemer, som HR ikke kender navnene på.

Med rollebaserede grupper kan adgangene tildeles på én gang i stedet for enkeltvis. Er der ikke rollebaserede grupper i dag, er det den enkeltinvestering, der giver mest i både onboarding og offboarding — og i evnen til at svare på, hvem der har adgang til hvad.

Tjekliste: før første dag

  • Brugerkonto oprettet i Entra ID, med korrekt navn, titel, afdeling og telefonnummer.
  • Licens tildelt — og kontrolleret, at det er den rigtige type til rollen.
  • Tildelt de rollebaserede grupper, der giver adgang til de rigtige teams og systemer.
  • Mailadresse oprettet, plus eventuelle aliaser og medlemskab af delte postkasser.
  • Computer sat op via Intune, krypteret med BitLocker, opdateret og testet med et login.
  • Telefon registreret, hvis der stilles en til rådighed.
  • Adgang til de fagsystemer, rollen kræver — ofte dem der tager længst tid, fordi de bestilles hos en tredjepart.
  • Printer tildelt ud fra lokation.
  • Passwordmanager-konto oprettet og de relevante delte bokse tildelt.
  • Mailsignatur klar efter virksomhedens skabelon.
  • Medlemskab af de relevante mødeserier og distributionslister.

Tjekliste: første dag, første halve time

  • Log ind første gang og skift midlertidigt kodeord til en lang adgangsfrase.
  • Sæt MFA op med app og talmatch — gør det sammen med personen, ikke via en mail.
  • Log ind i passwordmanageren og gem de første logins.
  • Vis hvor filerne ligger, og forklar forskellen på OneDrive og SharePoint.
  • Vis hvordan man melder en fejl eller en mistanke ind, og til hvem.
  • Gennemgå de fem sikkerhedspunkter: MFA, passwordmanager, phishing, filhåndtering og betalingsprocedure hvis relevant.

Den sidste halve time er den vigtigste i hele processen. Sikkerhedsvaner sætter sig i den første uge — ikke på et kursus et halvt år senere, hvor vanerne allerede er dannet.

Og sig eksplicit den ene sætning, der betyder mest: du får aldrig problemer for at melde noget ind, heller ikke hvis du selv har lavet fejlen.

De fem punkter der oftest bliver glemt

  • Adgang til fagsystemer hos tredjepart. De har ofte deres egen sagsbehandlingstid på dage eller uger. Bestil først, uanset at det føles for tidligt.
  • Delte postkasser og distributionslister. Medarbejderen får ikke de mails, alle andre får, og opdager det først, når noget er gået galt.
  • Kalenderdeling og mødeadgang. Små ting, men de irriterer dagligt og bliver aldrig meldt ind som en fejl.
  • Fysisk adgang og nøglekort. Hører ofte til et andet system og en anden ansvarlig, men opleves som ét og samme problem af den nye medarbejder.
  • Dokumentation af hvad der blev tildelt. Uden den er offboarding ren arkæologi.

Særligt om praktikanter, vikarer og eksterne

Midlertidige medarbejdere er den kategori, der oftest bliver hængende i systemerne. Praktikanten fra sidste efterår har stadig en aktiv konto, fordi ingen huskede at melde afgangen.

Sæt en slutdato på kontoen ved oprettelsen. Så lukker den af sig selv, hvis ingen husker at melde afgangen — og det er langt lettere at forlænge en konto end at finde en, ingen har tænkt på i et år.

Samme princip gælder gæsteadgang i Teams til eksterne samarbejdspartnere. Sæt en udløbsdato fra starten.

Giv den nye medarbejder en side

Ud over det tekniske: en enkelt side med de praktiske oplysninger, alle nye spørger om. Hvad er WiFi-koden til gæstenettet, hvordan printer man, hvor booker man mødelokaler, hvem ringer man til ved IT-problemer, og hvad er de tre sikkerhedsregler.

Det sparer et par timers spørgsmål i den første uge, og det giver et indtryk af en organisation, der har styr på tingene.

Dokumentér i takt med at I gør det

Skriv tjeklisten ned, og opdatér den hver gang der mangler noget. Efter tre eller fire ansættelser er den komplet, og opgaven kan udføres af enhver — også når den, der plejer at gøre det, er på ferie.

Det er også den dokumentation, der gør det muligt at overdrage opgaven til en IT-leverandør uden at starte forfra. Og det er den, der gør, at virksomheden ikke er afhængig af en enkelt persons hukommelse.

Mål på det

Et enkelt tal er nok: hvor mange nye medarbejdere kunne arbejde fuldt ud på deres første dag? Er svaret ikke alle, er der noget at rette.

Spørg desuden efter en måned: var der noget, du manglede adgang til i den første uge? Svarene er den bedste kilde til at gøre tjeklisten komplet.

Netdk står for onboarding hos vores kunder

Vi opretter brugere, sætter maskiner op via Intune og Autopilot og sender dem klar til brug — direkte til medarbejderens adresse, hvis det passer bedre.

Ved on-site besøg hos kunder i Aarhus, Randers, Silkeborg, Viborg, Skanderborg, Lystrup og Odder tager vi gerne den første halve time med den nye medarbejder, så MFA og passwordmanager er på plads fra dag ét.

Næste skridt

Vil I have en fast onboarding-proces, der ikke afhænger af en enkelt person? Ring på 70 23 57 70.