OneDrive er en af de mest værdifulde dele af Microsoft 365 — og en af de mest misforståede. Når vi får et opkald om, at en fil er forsvundet, er OneDrive involveret i en stor del af tilfældene.

Næsten altid viser det sig, at filen er der. Brugeren forstår blot ikke, hvor den ligger, eller hvad synkroniseringen egentlig gør. Det er ikke brugerens fejl. OneDrive gør noget grundlæggende anderledes end et gammelt netværksdrev, og den forskel er aldrig blevet forklaret.

Her er de ting, der er værd at vide, hvis I bruger OneDrive dagligt — og de indstillinger, virksomheden bør have på plads, så det ikke er op til den enkelte at gøre det rigtige.

1. Forstå forskellen på OneDrive og SharePoint

OneDrive er dit personlige arbejdsdrev. SharePoint er organisationens.

Tommelfingerreglen er enkel: hvis nogen skal kunne finde filen, når du er på ferie eller har skiftet job, hører den i SharePoint. Kladder, noter og personlige arbejdsfiler hører i OneDrive.

Det er den vigtigste enkeltbeslutning i hele filstrukturen, og den bliver næsten aldrig truffet bevidst. Resultatet er, at halvdelen af virksomhedens arbejdsdokumenter ligger i personlige drev — og forsvinder ud af syne, når en medarbejder stopper.

Teknisk ligger filer, du deler i en Teams-kanal, i SharePoint. Filer, du deler i en privat chat, ligger i din OneDrive. Det er værd at vide, fordi det afgør, hvem der ejer dem.

2. Slå Kendte mapper til

Kendte mapper, i den engelske udgave Known Folder Move, flytter Skrivebord, Dokumenter og Billeder ind i OneDrive automatisk. Så er de sikret, også når medarbejderen gemmer på skrivebordet — hvilket alle gør, uanset hvad politikken siger.

Det er en central indstilling, og den bør være slået til i hele organisationen via Intune, ikke sat op maskine for maskine. Vores erfaring er, at det er den enkeltindstilling, der forebygger flest tilfælde af mistede data ved et diskhavari eller en tabt bærbar.

3. Kend ikonerne

  • Sky: Filen findes i skyen, men fylder ikke på disken. Den hentes, når du åbner den.
  • Grønt flueben i en hvid cirkel: Filen er hentet ned og ligger lokalt lige nu.
  • Hvidt flueben i en grøn cirkel: Filen er markeret Behold altid på denne enhed og bliver ikke ryddet væk.
  • Blå pile: Synkroniserer lige nu.
  • Rødt kryds: Der er et problem — klik på skyikonet i proceslinjen for at se hvad.
  • Lille person: Filen eller mappen er delt med andre.

Skal du arbejde offline på et fly, i et tog uden dækning eller på et byggeri, så højreklik på mappen og vælg Behold altid på denne enhed i forvejen. Gør du det ikke, kan du ikke åbne filer, du kan se — hvilket er den mest almindelige forvirring omkring OneDrive.

4. Versionshistorik er jeres ven

Højreklik på en fil og vælg Versionshistorik. Der ligger typisk mange tidligere versioner med tidsstempel og navn på den, der gemte.

Det redder situationen, når nogen har overskrevet et tilbud, slettet halvdelen af et dokument eller gemt oven i noget ved en fejl. Det er også svaret på det klassiske jeg har lavet en fejl i tre timer og vil gerne tilbage til i formiddags.

Vær dog opmærksom på, at versionshistorik ikke er backup. Ved ransomware, der krypterer filerne, ved en konto der bliver slettet, eller ved en bevidst massesletning fra en kompromitteret konto dækker den ikke fuldt. Derfor kører vi altid en separat cloud backup af Microsoft 365 hos vores kunder.

5. Papirkurven har to niveauer

Slettede filer ligger i papirkurven i 93 dage, og der findes desuden en anden fases papirkurv, som administratoren kan nå. Før I konkluderer, at noget er væk for altid, så tjek begge.

Det gælder også for SharePoint-biblioteker. Er en hel mappe forsvundet fra et team, er den næsten altid i papirkurven — ofte slettet af en, der ikke opdagede, at de havde markeret mere end de troede.

6. Undgå de tegn der giver problemer

Visse tegn i filnavne skaber synkroniseringsfejl. Undgå kolon, skråstreg, bagstreg, stjerne, spørgsmålstegn, citationstegn og de skarpe parenteser.

Undgå også meget lange stier. Et dybt mappetræ kombineret med lange filnavne rammer stadig grænser i visse programmer, og fejlen er svær at forstå, fordi den kun rammer nogle filer. Holder I jer til tre niveauer i mappestrukturen, opstår problemet stort set ikke.

Undgå desuden at slutte et filnavn med et mellemrum eller et punktum. Det ser man ikke, og det giver mystiske fejl.

7. Deling: vælg det rigtige link

Når du deler, kan du vælge mellem alle med linket, personer i organisationen eller specifikke personer.

Standardvalget bør være specifikke personer for alt, der indeholder kunde- eller persondata. Sæt desuden udløbsdato på eksterne links, og overvej at fjerne redigeringsret, hvis modtageren blot skal læse.

Vi anbefaler, at organisationens standard sættes centralt, så den sikre mulighed er den nemmeste — i stedet for at hver medarbejder skal huske det hver gang. Erfaringen er entydig: er alle med linket standardvalget, bliver det brugt, også til ting det ikke burde bruges til.

Gennemgå også de links, der allerede er delt. Under Delt i OneDrive kan du se, hvad du har delt med hvem. Hos de fleste er listen længere og ældre end forventet.

8. Flyt store mediefiler ud

Video- og designfiler i gigabytestørrelse hører sjældent i OneDrive. De giver langsom synkronisering, fylder disken og skaber konflikter, hvis flere arbejder i dem.

Overvej et fælles filområde, et dedikeret medielager eller et arkivområde til den type indhold. Og overvej, om de gamle råklip fra en video, der er færdig, skal ligge i den daglige synkronisering overhovedet.

9. Genkend en konfliktfil

Ser du to filer, hvor den ene har computerens navn tilføjet i navnet, er der opstået en konflikt — typisk fordi filen blev redigeret to steder samtidig uden netværk.

Sammenlign de to, behold den rigtige, og slet den anden. Undgå fremover at redigere den samme fil offline på to maskiner. Skal I arbejde samtidig i et dokument, brug onlineversionen af Word eller Excel, hvor flere kan skrive på samme tid uden konflikter.

10. Overvåg lagerforbruget

Microsoft 365 giver typisk 1 TB pr. bruger. Det er meget, men ikke uendeligt, og en bruger tæt på grænsen holder op med at synkronisere.

Det er den mest ubehagelige fejl af dem alle, fordi den er tavs. Medarbejderen arbejder videre og tror, filerne er sikret. De er de ikke. Det bør derfor overvåges centralt med en alarm, ikke opdages af den enkelte.

Sikkerhed: OneDrive er også en angrebsflade

Bliver en konto kompromitteret, har angriberen adgang til alt i den brugers OneDrive — og til alt, den bruger har adgang til i SharePoint. Derfor hænger filsikkerhed og kontosikkerhed uløseligt sammen.

Det, der skal være på plads:

  • MFA på alle konti. Uden det er filsikkerheden lige så stærk som det svageste kodeord i huset.
  • Betinget adgang med krav til enheden, og reaktion på logins fra usædvanlige lokationer.
  • Overvågning af massesletning og massedownload. Det er signalet på både ransomware og en medarbejder, der er på vej til en konkurrent.
  • Separat cloud backup, så en bevidst sletning kan rulles tilbage efter opbevaringsperioden.
  • Styring af ekstern deling centralt, med udløb på links.

Det er præcis den type overvågning, vi lægger ind som en del af vores sikkerhedspakker — så et unormalt mønster udløser en reaktion i stedet for at blive opdaget for sent.

Kan I afvikle den gamle filserver?

Har I stadig en fysisk filserver i et teknikrum, er det ofte muligt at afvikle den helt, når OneDrive og SharePoint er sat rigtigt op. Gevinsten er lavere risiko — én ting mindre der kan gå ned — bedre adgang uden for kontoret, og færre uforudsete udgifter til hardware og strøm.

Det skal blot gøres i etaper og med en plan for, hvad der er aktivt, og hvad der hører i et arkiv. Vores erfaring er, at det aktive typisk er under en femtedel af det samlede. Flytter man alt uændret op i skyen, har man betalt for at flytte problemet frem for at løse det.

Netdk får styr på filerne

Vi hjælper virksomheder i hele Midtjylland med at få filstrukturen på plads: hvad ligger hvor, hvem har adgang, hvordan deles der eksternt, og hvordan sikres det med backup. Vi dækker Aarhus, Randers, Silkeborg, Viborg, Skanderborg, Lystrup og Odder med on-site besøg inkluderet i aftalen.

Næste skridt

Vil I have ryddet op i filkaos én gang for alle? Ring på 70 23 57 70 for en gennemgang — vi starter med at se på, hvor tingene ligger i dag, og hvad der ville forsvinde, hvis en medarbejder stoppede i morgen.