De fleste kontormedarbejdere bruger mellem to og tre timer om dagen i Outlook. Det er en tredjedel af arbejdsdagen i et enkelt program. Alligevel er der næsten ingen, der nogensinde har fået vist andet end Send, Modtag og Svar til alle. Programmet blev sat op den dag, man startede, og siden har ingen rørt en indstilling.

Det er ærgerligt, for Outlook rummer en lang række funktioner, der tager under fem minutter at sætte op og derefter arbejder for dig hver eneste dag. Det er ikke store, dramatiske ting. Det er små justeringer, der fjerner tre klik her og to beslutninger der — og som tilsammen giver mærkbart mere ro i en travl uge.

Vi har samlet de tricks, vores teknikere oftest viser frem, når de sidder hos en kunde og løser noget helt andet. Erfaringsmæssigt er det netop de små ting, der giver den største lettelse. En medarbejder, der får vist en enkelt hurtig handling, bruger den hundrede gange om måneden bagefter.

Gennemgå listen med dine kolleger på et morgenmøde. Hvis alle tager tre af punkterne til sig, har I sparet mange timer, inden måneden er omme. Til sidst i artiklen kigger vi også på den sikkerhedsmæssige side af automatisering, fordi netop mailregler er et sted, hvor angribere gemmer sig.

1. Sæt hurtige handlinger op

Hurtige handlinger, i den engelske udgave Quick Steps, samler flere handlinger i ét klik. Et typisk eksempel: flyt mailen til mappen Fakturaer, markér den som læst, og fjern flaget — i én bevægelse. Du finder dem på fanen Hjem, i gruppen Hurtige handlinger, og du kan tildele dem en tastaturgenvej.

Opret to eller tre, der matcher de mails, du modtager mest af. Har du 60 fakturamails om måneden, sparer du tre klik hver gang. Det lyder ikke af meget, men det er 180 klik og en mærkbart mindre irritation. Den reelle gevinst er dog ikke klikkene — det er, at du ikke længere skal tage en beslutning om hvor mailen skal hen. Beslutningen er truffet på forhånd.

Vores anbefaling er at starte med den mailtype, du behandler mest af, og lave netop én hurtig handling til den. Når den sidder på rygraden efter en uge, laver du den næste.

2. Brug @-omtaler til at gøre modtagerkravet tydeligt

Skriver du @Navn midt i mailteksten, bliver personen automatisk tilføjet i Til-feltet, og deres navn fremhæves med farve. Det gør det soleklart, hvem der skal handle, i en mail med fem modtagere.

Modtageren kan desuden filtrere sin indbakke, så kun mails med omtaler vises. På en travl dag med 90 nye mails er det en måde at finde de fem, der reelt kræver noget af dig. Det er en af de mest undervurderede funktioner i Outlook, netop fordi den kræver, at afsenderen bruger den.

Aftal det som en fælles vane i afdelingen: skal nogen gøre noget, bliver de omtalt. Står man kun i cc, forventes ingen handling. Den ene aftale fjerner en overraskende mængde usikkerhed og opfølgningsmails.

3. Udskyd afsendelsen

Skriver du mails kl. 22, men vil ikke signalere, at du arbejder om aftenen, kan du udskyde afsendelsen. I den nye Outlook ligger funktionen som en lille pil ved Send-knappen; i den klassiske finder du den under Indstillinger og Forsink levering. Vælg i morgen kl. 8, og mailen ligger klar til at gå af sig selv.

Det er også god skik over for kunder. En mail, der lander kl. 8.02, bliver læst som en del af dagens arbejde. En mail, der lander kl. 22.40, bliver enten glemt eller opfattet som en forventning om, at modtageren også skal være på om aftenen.

Funktionen har desuden en praktisk sidegevinst: en udskudt mail kan trækkes tilbage, mens den ligger i udbakken. Det har redet mange fra en mail, der blev sendt en anelse for hurtigt.

4. Lær de fem genveje der betyder noget

Der findes hundredvis af genveje i Outlook. Fem af dem dækker langt over halvdelen af alt, hvad du gør:

  • Ctrl+R: Svar på den markerede mail.
  • Ctrl+Shift+R: Svar til alle.
  • Ctrl+Shift+M: Ny mail, uanset hvor i programmet du står.
  • Ctrl+Shift+V: Flyt til mappe — åbner en søgbar liste, så du kan skrive de første bogstaver i mappenavnet.
  • Alt+S: Send.

Skriv dem på en post-it og hæng den på skærmen i en uge. Derefter sidder de fast. Ctrl+Shift+V er den, folk oftest bliver mest glade for, fordi den erstatter det at trække en mail med musen ned gennem et langt mappetræ.

5. Slå Fokuseret indbakke til — eller fra

Fokuseret indbakke deler indbakken i to faner: Fokuseret og Andet. Nogle elsker det, fordi nyhedsbreve og systemmails automatisk kommer i anden række. Andre mister overblikket, fordi vigtige mails af og til lander i Andet, og de opdager det først dagen efter.

Der er ikke et rigtigt svar. Men der er et forkert: at lade den stå tændt uden at vide det. Tag stilling under Vis-fanen, og hvis I slår den til, så aftal i afdelingen, at man kigger i Andet mindst en gang dagligt.

Har I mange kunder, der skriver fra adresser, Outlook ikke kender, er vores erfaring, at Fokuseret indbakke gør mere skade end gavn. Så er en regelbaseret tilgang bedre — se punkt 7 og vores artikel om mailregler.

6. Ryd op med Oprydning i samtale

En mailtråd med tolv svar indeholder typisk elleve gentagelser af den samme tekst, fordi hvert svar citerer alt det tidligere. Funktionen Oprydning fjerner de beskeder, hvis indhold allerede findes i sin helhed i et senere svar.

På en indbakke med et par års historik frigiver den ofte flere hundrede megabyte og gør både synkronisering og søgning hurtigere. Du finder den på fanen Hjem under Slet-gruppen, og du kan vælge at rydde op i en enkelt samtale, en hel mappe eller mappen med undermapper.

Vær opmærksom på, at den flytter til Slettet post og ikke sletter permanent. Kør den derfor trygt, og tøm papirkurven bagefter, når du har konstateret, at der ikke mangler noget.

7. Brug søgemapper i stedet for at flytte mails

Mange bygger elaborate mappetræer og bruger tid på at flytte mails rundt manuelt. Søgemapper løser problemet uden arbejde: du definerer et kriterium — for eksempel alle ulæste mails med vedhæftede filer fra de sidste 30 dage — og Outlook holder mappen opdateret automatisk.

Mailen bliver ikke flyttet fysisk. Den ligger stadig, hvor den lå, men vises også i søgemappen. Det betyder, at samme mail kan optræde i flere søgemapper, hvilket er umuligt i et almindeligt mappetræ.

Praktiske eksempler, vi ofte sætter op for kunder: en søgemappe med alt fra en bestemt storkunde, en med alt der er markeret til opfølgning, og en med alt over en vis størrelse til brug ved oprydning.

8. Sæt en autosvar-tekst der faktisk hjælper

Et autosvar, der blot siger jeg er på ferie, er spildt plads. Det efterlader afsenderen med samme problem som før, blot med en bekræftelse på, at ingen tager sig af det.

Skriv i stedet: hvornår du er tilbage, hvem der kan kontaktes i mellemtiden, og på hvilket telefonnummer. Så bliver den akutte sag løst af en kollega i stedet for at ligge og vente på dig. Har du kunder, der forventer hurtige svar, gør det en reel forskel for deres oplevelse.

Husk at sætte en anden tekst til eksterne end til interne. Kolleger har brug for andre oplysninger end kunder, og kunder skal ikke læse interne navne på systemer og procedurer.

9. Del kalender rigtigt — og kun det nødvendige

Outlook kan dele kalenderen på flere niveauer: kun ledig eller optaget, titler og placering, eller alle detaljer. Til de fleste kolleger er ledig eller optaget nok til at kunne booke et møde, og det er samtidig det mest diskrete.

Til din nærmeste leder eller en assistent, der booker for dig, giver fulde detaljer mening. Til hele organisationen gør det sjældent. Tag beslutningen bevidst — mange deler alt, fordi det var standardvalget, uden at have overvejet, at møde med advokat om personalesag så er synlig for alle.

Det er også et GDPR-punkt. Indeholder mødetitler navne på kunder, patienter eller ansatte i en personalesag, er der personoplysninger i kalenderen, og adgangen bør styres tilsvarende.

10. Brug mødeforslag frem for mailping-pong

Når du opretter et møde, viser Outlook forslag til tider, hvor alle deltagere er ledige, ud fra deres kalendere. Det fjerner typisk tre mails frem og tilbage per møde.

Har I mange møder med eksterne, kan Microsoft Bookings gøre det samme for personer uden for organisationen: de får et link, ser dine ledige tider og booker selv. Det er inkluderet i de fleste Microsoft 365-abonnementer og bliver stort set aldrig brugt.

Regn et øjeblik på det. Fem eksterne møder om ugen, tre mails sparet pr. møde, to minutter pr. mail — det er en halv time om ugen for den enkelte. Ganget op på en afdeling er det en betydelig post.

11. Slå læsekvittering fra som standard

Læsekvitteringer opleves af mange modtagere som overvågning og udløser en dialogboks hos dem hver gang. Er de slået til som standard, sender du et lille signal om mistillid i hver enkelt mail.

Brug dem kun ved reelt kritiske mails, hvor det har konsekvenser, om beskeden er set — en frist, en opsigelse, en sikkerhedsadvarsel. Til alt andet er de mere til skade end gavn. Og husk, at de aldrig er pålidelige: modtageren kan afvise dem, og mange mailprogrammer ignorerer dem helt.

12. Arkivér i stedet for at slette

Arkivmappen er fuldt søgbar, og med Backspace-tasten flytter du en mail derover på et sekund. Det giver den samme rene indbakke som sletning, men uden risikoen for at have smidt noget væk, du får brug for om et halvt år.

Kombinér det med en fast vane: gennemgå indbakken en gang dagligt, og for hver mail vælg én af fire ting — svar nu hvis det tager under to minutter, sæt til opfølgning hvis det kræver arbejde, arkivér hvis den blot skal gemmes, eller slet hvis den er uden værdi. Mails, der bliver liggende uden en beslutning, er dem, der skaber den kroniske følelse af ikke at være ajour.

Husk sikkerheden, når I effektiviserer

Regler og automatisering er praktisk — men netop mailregler er et sted, hvor angribere skjuler sig. En af de allerførste ting, en angriber gør efter at have overtaget en mailkonto, er at oprette en regel: videresend al indgående mail til en ekstern adresse, og markér den som læst, så ingen bemærker noget.

Derefter kan de læse med i månedsvis. De ser fakturaer, kontonumre, kontrakter og interne diskussioner — og de vælger det rigtige tidspunkt til at sende en mail om et ændret kontonummer. Det er sådan, de dyre svindelsager begynder.

Gør derfor tre ting:

  • Gennemgå dine egne regler en gang i kvartalet. Er der regler, du ikke selv har oprettet, så meld det ind som en sikkerhedshændelse med det samme — ikke som et spørgsmål.
  • Bloker automatisk ekstern videresendelse centralt i Microsoft 365, medmindre der er et konkret, godkendt behov.
  • Sæt overvågning op, så oprettelsen af en videresendelsesregel udløser en alarm hos den, der passer jeres sikkerhed.

Det er en af de billigste sikkerhedsforanstaltninger, der findes, og den bliver næsten aldrig sat op, fordi ingen tænker på mailregler som en angrebsflade.

De to indstillinger vi altid anbefaler centralt

Ud over det, den enkelte medarbejder kan gøre, er der to indstillinger, som bør sættes for hele organisationen, fordi de beskytter alle på én gang.

Eksternt banner på mails udefra. En tydelig markering af, at en mail kommer fra uden for organisationen, stopper en overraskende stor del af de forsøg på direktørsvindel, vi ser i praksis. Når en mail, der ser ud til at komme fra direktøren, bærer et banner om at være ekstern, stopper de fleste medarbejdere op.

Korrekt SPF, DKIM og DMARC. Det afgør både, om andre kan sende mail i jeres navn, og om jeres egne mails når frem i stedet for at havne i modtagerens spamfilter. Det sidste er ren forretning, hvis I sender tilbud og fakturaer på mail.

Sådan får I det indført i praksis

Den klassiske fejl er at sende denne slags liste rundt på mail og håbe. Det virker ikke, fordi ingen har tid til at læse en liste og omsætte den til handling midt i en travl dag.

Det, der virker, er tyve minutter på et møde, hvor nogen viser tre af punkterne på storskærmen, og hvor alle sætter dem op undervejs. Erfaringsmæssigt er tre punkter det maksimale, folk faktisk tager med sig fra en enkelt gennemgang. Tag de næste tre om en måned.

Vælg de tre efter, hvad der irriterer mest hos jer. Er problemet mængden af mail, så tag hurtige handlinger, søgemapper og arkivering. Er problemet uklarhed om, hvem der skal handle, så tag @-omtaler, autosvar og mødeforslag.

Netdk hjælper med at få mest ud af Microsoft 365

Vi laver ikke kun drift og sikkerhed. Når vi er på besøg hos kunder i Aarhus, Randers, Silkeborg, Viborg, Skanderborg, Lystrup og Odder, bruger vi altid lidt tid på at vise de funktioner, folk ikke vidste, de havde. Det er den billigste form for produktivitetsforbedring, vi kender — der er ingen licens at købe, fordi funktionerne allerede er betalt for.

Samtidig sætter vi de centrale indstillinger op, som beskytter jer alle: eksternt banner, blokering af videresendelse, korrekt DNS-opsætning og overvågning af mistænkelige regler. On-site besøg er inkluderet i vores aftaler uden kilometertakst.

Næste skridt

Vil I have en kort intern gennemgang af Microsoft 365 for jeres team, så ring på 70 23 57 70. Vi kigger samtidig på, om jeres mailsikkerhed og regelopsætning ser sund ud — og om der ligger videresendelsesregler, ingen har oprettet.