Ingen ringer til IT så ofte som når printeren ikke virker. Og næsten ingen problemer er så nemme at forebygge.

Årsagen til, at det bliver ved, er typisk den samme: printeren blev sat op engang af den, der havde tid, og siden er hver ny medarbejder blevet koblet på manuelt. Der er ingen central styring, ingen fast adresse, og ingen der ejer opgaven.

Her er fejlfindingen, når det driller, opsætningen der gør, at det holder op — og den sikkerhedsmæssige side, som næsten aldrig bliver nævnt.

Fejlfinding i rækkefølge

1. Kan printeren selv?

Print en testside fra printerens eget display. Virker det, er printeren i orden, og problemet ligger i netværket eller på computeren. Virker det ikke, er det printeren — papir, toner, en klemt side eller en fejl i displayet.

Det tager tredive sekunder og halverer fejlsøgningen. Gør det altid først.

2. Er printeren på nettet?

Tjek printerens IP-adresse i menuen. Har den skiftet adresse, mister computerne forbindelsen.

Det er den mest almindelige årsag til, at printeren pludselig forsvandt for alle på samme tid — typisk efter et strømsvigt eller en genstart af netværksudstyret, hvor printeren fik en ny adresse fra DHCP.

3. Er der en kø der er gået i stå?

Åbn printerkøen. Er der et dokument, der hænger, så ryd hele køen. Nogle gange skal tjenesten Print Spooler genstartes for at det virker — det kræver typisk hjælp fra IT.

Et hængende dokument blokerer alt bagved, så en enkelt medarbejder med et problematisk dokument kan stoppe printeren for hele kontoret.

4. Står den på pause eller offline?

Windows sætter jævnligt en printer i offline-tilstand efter en fejl og tager den ikke selv tilbage. Højreklik på printeren og fjern markeringen ved Brug printer offline.

5. Er det den rigtige printer?

Windows kan skifte standardprinter automatisk til den senest brugte. Sidder du i Aarhus og printer til Randers-kontoret, er det denne indstilling.

Slå Lad Windows administrere min standardprinter fra under Indstillinger, Enheder, Printere og scannere. Det er en af de indstillinger, der bør slås fra centralt for alle.

6. Driveren

Efter en Windows-opdatering kan en gammel driver holde op med at virke. Fjern printeren helt og tilføj den igen med en aktuel driver — ikke den, der lå på en cd i 2019.

Overvej at bruge en universaldriver fra producenten. Den dækker typisk hele deres modelserie og skal vedligeholdes ét sted i stedet for pr. model.

De tre valg der fjerner problemerne varigt

Giv printeren en fast IP-adresse

Enten en statisk adresse eller — bedre — en reservation i DHCP, så adressen er bundet til printerens netværkskort. Dermed skifter den ikke adresse, og forbindelserne holder.

Det er fem minutters arbejde og fjerner den mest almindelige fejlkilde permanent. Vi gør det som noget af det første hos en ny kunde.

Rul printere ud centralt

Med Intune eller Universal Print kan printere tildeles automatisk ud fra, hvilken afdeling eller lokation brugeren hører til. En ny medarbejder får den rigtige printer ved første login, uden at nogen skal sætte den op manuelt.

Gevinsten er størst ved flere lokationer. Har I kontor i både Aarhus og Silkeborg, skal folk ikke selv finde ud af, hvilken printer der står i det rum, de sidder i.

Det fjerner desuden den situation, hvor printeren skal sættes op igen på en hjemmearbejdsplads eller på en ny maskine.

Sæt sikker print op

Print frigives først, når medarbejderen står ved printeren og indtaster en kode eller viser et kort. Det løser tre ting på én gang: ingen glemte udskrifter i bakken, mindre spild af papir og toner, og ingen forvirring om hvis print der er hvis.

Efter GDPR er det et konkret plus. Lønsedler, sygefraværsoversigter og personalesager, der ligger frit i printerbakken, er et databrud, hvis en uvedkommende ser dem — og en printerbakke på et åbent kontor er præcis det.

Erfaringsmæssigt falder papirforbruget desuden med 10 til 20 procent, fordi de udskrifter, der aldrig blev hentet, heller ikke bliver printet.

Det der ofte overses: printeren er en computer

En moderne multifunktionsprinter har et styresystem, en harddisk, en webserver og en netværksforbindelse. Den er derfor også en angrebsflade — og en, ingen tænker på.

  • Skift standardkodeordet til printerens administrationsside. Det er stadig admin eller 1234 på et foruroligende antal printere.
  • Opdater firmwaren. Der udkommer sikkerhedsopdateringer, og næsten ingen installerer dem.
  • Luk unødvendige tjenester og gør ikke printerens webflade tilgængelig fra internettet. En printer med åben webflade mod internettet er noget, der findes ved automatisk scanning inden for timer.
  • Husk harddisken ved udskiftning. En printer, der har scannet og printet i fem år, kan indeholde dokumenter. Den skal slettes forsvarligt eller diskene destrueres, inden den forlader huset — og få dokumentation for det.
  • Overvej et separat netværkssegment til printere og andet udstyr, så de ikke sidder på samme net som computere og servere.

Scan-til-mail der holder op med at virke

En klassiker: printeren har scannet til mail i årevis, og en dag holder det op uden at nogen har ændret noget.

Årsagen er næsten altid, at printeren bruger en gammel godkendelsesmetode, som Microsoft har lukket af sikkerhedsgrunde. Det er et fremskridt — netop den metode kunne omgå MFA — men det kræver, at printeren sættes op igen.

Løsningen er at sætte printeren op med en moderne metode eller at sende via en godkendt relay. Det er også en anledning til at tjekke, at printeren står på jeres SPF-liste — ellers ryger de scannede dokumenter i modtagerens spamfilter.

Overvej om I har for mange printere

Mange kontorer har en historisk samling: en stor multifunktionsprinter, to mindre bordprintere fra dengang nogen ikke ville gå så langt, en labelprinter og en gammel som ingen bruger men ingen tør smide ud.

Hver printer er en driver, en firmware, en forbrugsvareaftale og en potentiel fejlkilde. Færre og bedre printere er næsten altid billigere samlet set — også når man regner udskiftningen med.

Netdk sætter print op så det holder

Vi sætter printere op centralt hos vores kunder, med faste adresser, automatisk tildeling ud fra lokation og sikker frigivelse hvor det giver mening. Vi kigger også på firmware, kodeord og segmentering, fordi printeren er en af de mest oversete enheder på netværket.

Vi kommer ud til virksomheder i hele Midtjylland — også når problemet er, at der skal stå en tekniker ved maskinen.

Næste skridt

Er printeren en fast post på jeres irritationsliste? Ring på 70 23 57 70, så får vi den løst — og ikke bare i denne uge.