Alle virksomheder har en filstruktur. Meget få har en, der er designet. Typisk er den vokset organisk over ti år, arvet fra en gammel filserver, og består nu af mapper som Diverse, Gammelt, Nyt og Nyt 2. Alle ved, at det er noget rod. Ingen tør rydde op, fordi ingen ved, hvad der bliver brug for.

Det koster mere, end de fleste regner med. Tiden går ikke med at lede — den går med at spørge en kollega, med at lave noget om, fordi den nyeste version ikke kunne findes, og med at nye medarbejdere er langsomme i månedsvis, fordi de ikke ved, hvor tingene er.

Her er en model, der virker for små og mellemstore virksomheder, og som er robust nok til at holde, når nye medarbejdere kommer til. Den er ikke elegant, men den er til at holde — hvilket er det eneste kriterium, der reelt betyder noget.

Start med at beslutte hvor tingene bor

Tre steder, tre formål:

  • OneDrive: Personlige arbejdsfiler og kladder. Ingen andre skal kunne finde dem, og de forsvinder gerne, når du stopper.
  • Teams og SharePoint: Alt fælles arbejde. Ét team pr. afdeling eller pr. større projekt.
  • Fagsystemer: Data, der hører i et system — sager, økonomi, kunder, timer — hører ikke i mapper.

Bliver den grænse holdt, er halvdelen af problemet løst. Det klassiske rod opstår, når projektdata ligger halvt i et mailbilag, halvt i en personlig mappe og halvt i et fagsystem — og hvor svaret på hvor ligger det afhænger af, hvem man spørger.

Tag beslutningen eksplicit og skriv den ned i tre linjer. Det er den ene ting, der skal siges til hver ny medarbejder.

Hold jer til to eller tre niveauer

Et mappetræ på syv niveauer er et symptom, ikke en struktur. Sigt efter maksimalt tre: område, derefter projekt eller kunde, derefter en fast liste af undermapper.

Der er også en teknisk grund. Dybe mappetræer kombineret med lange filnavne rammer stilængdegrænser, som giver mystiske synkroniseringsfejl, der kun rammer nogle filer. Holder I jer til tre niveauer, opstår problemet stort set ikke.

Har I brug for flere skæringer end tre niveauer giver, er svaret metadata — ikke flere mapper. SharePoint kan tagge filer med kunde, år og dokumenttype og derefter vise dem filtreret på tværs. Det er kraftigt, men kræver, at nogen vedligeholder det, så vurdér ærligt om I har kapaciteten. Vores erfaring: mindre virksomheder får sjældent metadata til at leve. En stram mappestruktur, der bliver brugt, er bedre end et metadatasystem, der ikke bliver.

Brug samme undermapper hver gang

Under hvert projekt eller hver kunde: samme faste sæt undermapper, hver gang. For eksempel 01 Tilbud, 02 Aftale, 03 Leverance, 04 Fakturering, 05 Afsluttet.

Talpræfikser holder rækkefølgen fast, så mapperne står i den orden, arbejdet foregår i, frem for alfabetisk. Og alle ved efter en uge, hvor tingene ligger, fordi det er det samme hver gang.

Lav en skabelon, som kopieres ved nye projekter. Så bliver den rigtige struktur den nemmeste vej — og det er den eneste måde, en struktur overlever travle perioder.

Navngiv filer så de kan sorteres

Start filnavnet med dato i formatet ÅÅÅÅ-MM-DD. Så sorterer de kronologisk af sig selv, uanset hvad de handler om. Derefter et kort, sigende navn.

Undgå version endelig, version endelig 2 og version endelig FINAL. Brug versionshistorikken i stedet — den ligger der allerede, den viser hvem der gemte hvad hvornår, og den fylder ikke i mappen.

Undgå også initialer og interne forkortelser, som kun den, der har lavet filen, forstår. Filnavnet skal kunne læses af en ny medarbejder om to år.

Styr adgangen på team-niveau, ikke pr. mappe

Det er her, de fleste strukturer bryder sammen. Så snart der sættes særrettigheder på enkelte undermapper, bliver det umuligt at overskue, hvem der kan se hvad — og et år senere er der ingen, der ved hvorfor.

Beslut i stedet adgang på team-niveau. Skal en gruppe filer have en anden adgang, hører de i et andet team. Det er lidt mere disciplin op front og langt mindre bøvl bagefter.

Den praktiske test: kan I svare på spørgsmålet hvem kan se lønmappen inden for tredive sekunder? Er svaret ja, er strukturen sund. Er svaret vi skal lige kigge på det, er der arvede rettigheder, ingen har overblik over.

Håndtér det fortrolige særskilt

Løn, personalesager, helbredsoplysninger, fagforeningsforhold og kontrakter med personoplysninger hører i et separat, lukket team med få navngivne medlemmer.

Overvej samtidig følsomhedsmærkning, så filerne kan spores og eventuelt krypteres, hvis de forlader organisationen. Det er en funktion, mange har licens til uden at bruge den.

Efter GDPR skal I kunne redegøre for, hvem der har adgang til personoplysninger. Det er væsentligt lettere, når svaret er et team med fire navngivne medlemmer, end når det er en mappe med arvede rettigheder fra 2016 og en liste, der indeholder to personer, der ikke længere er ansat.

Beslut hvad der skal slettes — og hvornår

En opbevaringspolitik i Microsoft 365 kan automatisk slette eller bevare indhold efter et antal år. Det er både en GDPR-forpligtelse — I må ikke opbevare personoplysninger længere end nødvendigt — og en praktisk fordel, fordi strukturen holdes ren uden manuelt arbejde.

Start blødt. Sæt bevaring på det, der skal gemmes længe af kontraktuelle eller ansvarsmæssige grunde, og kig derefter på, hvad der reelt kan udløbe. At begynde med sletning er en sikker vej til at slette noget, nogen får brug for.

Husk desuden, at bevaring og backup er to forskellige ting. Bevaring forhindrer sletning; backup gør det muligt at komme tilbage efter en hændelse. I har brug for begge.

Migrering: gør det i to lag

Skal I flytte fra en gammel filserver, så flyt ikke alt. Del i to: det aktive, som får den nye struktur, og arkivet, som lægges i et separat, læsbart arkivområde uden redigeringsret.

Det aktive er typisk under en femtedel af det samlede. Vi ser mange migreringer, hvor 900 GB rod bliver flyttet uændret op i skyen. Så har man betalt for at flytte problemet, ikke for at løse det — og man har taget et gammelt rettighedsrod med sig ind i en ny platform.

Praktisk fremgangsmåde: sortér efter dato for sidste ændring. Alt der ikke er rørt i to år, er kandidat til arkiv. Gennemgå de mapper, hvor det ser forkert ud, og flyt resten uden diskussion.

De fem fælder der ødelægger en god struktur

  • Særrettigheder på enkelte mapper. Se ovenfor. Det er den vigtigste.
  • En mappe der hedder Diverse. Den bliver til en losseplads inden for et halvt år. Samme gælder Til sortering og Gammelt.
  • Personlige mapper i det fælles område. Mappen Lars hører i Lars OneDrive.
  • Ingen ejer af strukturen. Uden en, der siger nej til nye mapper i roden, vokser den ukontrolleret.
  • Ingen introduktion til nye medarbejdere. Så gætter de, og gætter bliver til nye mapper.

Sæt en halv time af hvert kvartal

En struktur forfalder, hvis ingen kigger. En kvartalsvis gennemgang på tredive minutter er nok: er der kommet nye mapper i roden, ligger der noget forkert sted, er der teams uden aktivitet, der kan arkiveres, og er der gæstebrugere fra afsluttede projekter?

Det er meget lettere at holde en struktur end at genskabe den. Den halve time er den billigste forsikring i hele dokumenthåndteringen.

Netdk hjælper med struktur og migrering

Vi har flyttet filservere til Microsoft 365 for virksomheder i Aarhus, Randers, Silkeborg, Viborg, Skanderborg, Lystrup og Odder. Vi laver strukturen sammen med jer, migrerer i etaper, og sørger for at adgangsstyring, backup og opbevaring er på plads bagefter.

Vi tager også gerne den korte introduktion med medarbejderne, når strukturen er ny. Det er den del, der afgør, om den holder ud over den første måned.

Næste skridt

Trænger filstrukturen til en plan? Ring på 70 23 57 70 — vi starter med at kigge på, hvad I har i dag, og hvor meget af det der reelt er aktivt.