Teams er for mange virksomheder blevet det sted, hvor arbejdet foregår. Det er også blevet det sted, hvor koncentrationen forsvinder. Forskellen mellem de to udfald handler sjældent om værktøjet — den handler om, hvordan det er sat op, og hvilke vaner der har fået lov at etablere sig, dengang alle skulle finde ud af det i en fart.

De fleste organisationer indførte Teams hurtigt og uden en plan. Der blev oprettet teams, når nogen havde brug for et, kanaler når nogen havde et emne, og notifikationer stod, som de var. Fire år senere er der tredive steder at holde øje med, og resultatet er, at ingen holder øje med noget.

Her er de greb, vi anbefaler vores kunder. De kan indføres på en enkelt eftermiddag, og de kræver ikke, at nogen skifter værktøj.

Ryd op i teams og kanaler

Start med en liste over alle teams. Hos de fleste virksomheder er den længere, end nogen forventer, og en betydelig del har ikke haft aktivitet i månedsvis.

Arkivér de teams, der ikke har haft aktivitet i tre måneder. Indholdet forsvinder ikke — det bliver læsbart og søgbart, men holder op med at larme, og medlemslisten fryses, hvilket også er en sikkerhedsmæssig gevinst.

Aftal samtidig en navngivningsregel for nye teams. Uden en regel bliver listen alfabetisk kaos: Projekt Nord, Nordprojektet, ProjNord 2024. Med en regel — for eksempel afdeling eller kunde først — kan man finde det, man leder efter.

Skjul de kanaler du ikke arbejder i

Du behøver ikke forlade en kanal for at slippe for den. Skjul den i stedet, så bliver den samlet nederst under Skjulte kanaler og forstyrrer ikke i den daglige visning.

Vis kun de kanaler, du reelt bidrager til. Det lyder banalt, men det er den enkeltændring, der giver mest ro for den enkelte medarbejder, og den kræver ingen beslutning fra andre.

Sæt notifikationer op pr. kanal

Standardopsætningen giver besked om alt for meget. Gå i kanalindstillingerne og vælg bevidst: skal du have besked ved alle indlæg, kun ved omtaler, eller slet ikke?

For de fleste er kun ved omtaler det rigtige i næsten alle kanaler. Alle indlæg bør reserveres til den ene eller to kanaler, hvor du reelt skal reagere hurtigt.

Brug samtidig @omtaler disciplineret selv. Omtaler du hele kanalen med @kanal for noget, der kun angår to personer, har du afbrudt tyve mennesker uden grund. Vores anbefaling: @kanal bruges kun til noget, alle skal handle på i dag.

Brug tråde — ikke nye indlæg

Svar altid i tråden under det indlæg, det handler om. Nye indlæg til hvert svar gør kanalen umulig at følge en uge senere, fordi sammenhængen mellem spørgsmål og svar er brudt.

Det er den enkeltvane, der har størst effekt på, om en kanal er brugbar eller kaotisk. Og det er den, der oftest brydes, fordi svarfeltet nederst i kanalen er mere synligt end svar-linket under indlægget.

Tag det op eksplicit. Det er en af de få vaner, hvor en fælles beslutning i afdelingen virkelig gør en forskel.

Gør møderne kortere med tre greb

  • Sæt en dagsorden i mødeindkaldelsen. Ikke et emne — en liste med punkter og en tidsangivelse. Det gør det muligt at afvise et møde, man ikke hører til i, og det gør det muligt at slutte til tiden.
  • Brug 25 og 50 minutter i stedet for 30 og 60. Så er der luft mellem møderne, folk kommer til tiden, og der er tid til at skrive det ned, der blev aftalt. Outlook kan sættes til at gøre det automatisk.
  • Optag og transskribér de møder, hvor nogle ikke kan deltage. Så behøver de ikke deltage af frygt for at gå glip af noget — hvilket er en af de mest almindelige grunde til, at møder har flere deltagere end nødvendigt.

Bemærk, at optagelse og transskription indeholder personoplysninger og bør have en opbevaringspolitik. Optagelser, der ligger for evigt, er både en lagerudgift og en GDPR-forpligtelse.

Brug baggrundsstøjsreduktion

Teams kan filtrere tastaturklik, papirlyde og baggrundsstøj væk. Indstillingen findes under enhedsindstillinger i mødet og kan sættes som standard i appens indstillinger.

På et åbent kontor er forskellen markant — både for dig og for dem, der lytter. Det samme gælder, hvis nogen deltager fra en bil eller en byggeplads, hvilket er hverdag i mange af de virksomheder, vi arbejder med.

Et beslægtet råd: invester i et ordentligt headset frem for at bruge computerens indbyggede mikrofon. Det er den billigste forbedring af mødekvalitet, der findes, og den mærkes af alle andre end den, der køber det.

Del rigtigt: vindue frem for skærm

Del et enkelt vindue i stedet for hele skærmen. Så risikerer du ikke at vise en notifikation fra en anden kunde, en privat besked eller et dokument, du ikke havde tænkt dig at dele.

Det er både professionelt og en GDPR-mæssig fordel. En delt skærm, hvor en anden kundes navn og oplysninger er synlige, er en videregivelse af personoplysninger — også når det sker ved et uheld og kun i to sekunder.

Skal du dele flere programmer, brug et virtuelt skrivebord med kun det relevante på, og del det.

Gem filer i kanalen, ikke i chatten

Filer delt i en privat chat ligger teknisk i afsenderens OneDrive. Forlader personen virksomheden, og kontoen bliver lukket, bliver det et problem.

Filer delt i en kanal ligger i teamets SharePoint og tilhører organisationen. Læg derfor alt, hvad der har varig værdi, i en kanal — også når det føles hurtigere at sende det i en chat.

Den enkle huskeregel: chat er samtale, kanal er arbejde. Skal nogen kunne finde det om et halvt år, hører det i en kanal.

Gæsteadgang: praktisk, men skal styres

Teams kan invitere eksterne samarbejdspartnere ind i et team. Det er stærkt til projektarbejde og langt bedre end at sende filer frem og tilbage på mail, fordi I kan se, hvem der har adgang, og fjerne dem igen.

Men der skal være en proces for, hvornår gæster fjernes. Vi ser jævnligt organisationer med eksterne gæster, der har haft adgang i to år efter projektets afslutning — typisk fra et projekt, ingen af de nuværende medarbejdere har været involveret i.

Sæt en fast gennemgang i kalenderen, for eksempel hvert kvartal, hvor listen over gæster gennemgås og ryddes. Og sæt fremover en udløbsdato ved invitationen, så adgangen lukker af sig selv, hvis ingen husker at gøre det.

Teams-telefoni: overvej om det kan erstatte omstillingen

Mange virksomheder i Midtjylland betaler stadig for et separat telefonsystem ved siden af Microsoft 365. Med Teams Phone kan omstilling, kø, viderestilling og åbningstider ligge i samme platform som resten af kommunikationen.

Om det er en besparelse afhænger af licenser og den nuværende aftale, men det er værd at få regnet igennem — særligt hvis den eksisterende aftale er nogle år gammel. Gevinsten er ofte ikke prisen, men at der er ét system at vedligeholde og én status, kollegerne kan se.

Vær opmærksom på én ting: flyttes telefonien til skyen, tager et internetnedbrud både systemer og telefoner samtidig. Så bliver en backupforbindelse ikke længere luksus. Et mobilt backup-modem, der tager over automatisk, dækker de fleste behov for et mindre kontor.

Fem regler der er værd at skrive ned

Teknik løser halvdelen. Den anden halvdel er fælles aftaler. Vores forslag til fem linjer, der kan hænge på en tavle:

  • Svar i tråden, ikke i et nyt indlæg.
  • @kanal bruges kun, når alle skal handle i dag.
  • Filer med varig værdi lægges i en kanal, ikke i en chat.
  • Møder har en dagsorden og slutter fem minutter før.
  • Er du i fokustilstand, forventes du ikke at svare med det samme.

Den sidste er vigtigere, end den ser ud. Uden en fælles forståelse af, at det er i orden ikke at svare inden for to minutter, bliver Teams en forventning om konstant tilstedeværelse — og det er der ingen indstilling, der løser.

Netdk sætter Teams op så det passer til jeres organisation

Vi hjælper virksomheder i Aarhus, Randers, Silkeborg, Viborg, Skanderborg, Lystrup og Odder med at strukturere Teams: teams og kanaler, navngivning, gæsteadgang, opbevaringspolitikker og de sikkerhedsindstillinger, der skal være på plads, når kundedata flyder gennem platformen.

Vi tager også gerne den korte gennemgang med medarbejderne, hvor de fem vaner bliver vist frem for beskrevet. Det er den del, der afgør, om oprydningen holder.

Næste skridt

Er Teams blevet støj i stedet for struktur? Ring på 70 23 57 70 — vi laver en gennemgang og et konkret forslag til oprydning, inklusive hvilke teams der kan arkiveres, og hvilke gæster der bør fjernes.