Microsoft 365 Copilot klar til danske SMV’er: tjekliste til data, adgang og SharePoint-struktur før I køber licenser
Tre kolleger samarbejder med en “AI-assistent” som visuelt symbol, skabt med AI.
Microsoft 365 Copilot kan være en tydelig hjælp i hverdagen, men den gør ikke rod til orden af sig selv. Den læser, sammenfatter og foreslår ud fra det, der allerede ligger i jeres Microsoft 365.
For mange SMV’er i 2026 handler de tekniske krav ikke kun om selve licensen. Det er forarbejdet: adgangsstyring, datasikkerhed, og en SharePoint-struktur der giver mening. Uden det risikerer man, at Microsoft 365 Copilot svarer ud fra gamle dokumenter, finder materiale “for bredt”, eller at medarbejdere får indsigt, de ikke burde have.
I området Århus, Lystrup og Randers ser Tt-support ofte det samme mønster. IT-support bliver kaldt ind, når noget driller. Men Copilot kræver, at man får styr på fundamentet, før man trykker køb.
Hvad Microsoft 365 Copilot reelt gør, og hvorfor forberedelse betyder alt
Microsoft 365 Copilot er ikke en ny app. Det er en assistent inde i de apps, folk allerede bruger (Teams, Outlook, Word, Excel, SharePoint, Exchange Online). Den integrerer med Microsoft Entra ID for identitetsstyring og kan opsummere møder, skrive udkast, finde beslutninger i mailtråde, og foreslå næste skridt.
Det lyder enkelt. Men Copilot er tæt koblet til rettigheder og indhold. Den kan kun arbejde med det, brugeren allerede har adgang til. Derfor bliver kvaliteten af jeres “indholdslager” pludselig meget synligt.
Der er tre typiske SMV-udfordringer, som it-administratorer ser Microsoft 365 Copilot afsløre hurtigt:
- Overdeling af data : Mapper og sites har brede grupper, gamle gæsteadgange, eller “alle ansatte” har mere adgang end nødvendigt. Det er den klassiske “don’t share it with everyone”-fælde, bare i enterprise-skala.
- Uens struktur : Dokumenter ligger både i Teams-filer, SharePoint-biblioteker, personlige OneDrive-mapper og lokale kopier. Søgetid bliver til AI-forvirring.
- Støj i data : Udgåede procedurer, gamle tilbud og dubletter ligger side om side med nye versioner. Copilot kan godt citere det forkerte, hvis ingen har ryddet op.
Microsofts egne anbefalinger peger på governance (styring) som startpunkt, ikke som sidste punkt. Se fx Microsofts hurtige punkter til en glat Copilot-udrulning , hvor fokus netop er at gennemgå data og rydde op, før udrulning af Copilot.
For SMV’er i Århus, Randers, Silkeborg, Herning og Lystrup er det praktisk talt det samme billede. Ressourcerne er færre. Tiden er stram. Derfor betaler det sig at gøre forarbejdet kort, konkret og målbart.
Tjekliste før licenser: data, adgang og sikkerhed i Microsoft 365
En enkel, visuel tjekliste til forberedelse af data og adgang, skabt med AI.
Før I køber Copilot-licenser, giver det mening at lave en “klarhedstest” på jeres tenant. Ikke for at være perfektionistiske, men for at undgå de kendte faldgruber.
Der er især fire områder, der bør være i orden:
| Område | Hvad der skal være på plads | Hurtig test i praksis |
|---|---|---|
| Data | Aktivt indhold er prioriteret, gammelt er arkiveret/slettet | Find de mest brugte sites og vurder kvalitet |
| adgangskontrol | Mindste nødvendige adgang (least privilege) | Kig efter brede grupper og arv af rettigheder |
| Sikkerhed | MFA, enheder, og beskyttelse af følsomt indhold | Tjek om følsomhedsmærkater og policies faktisk bruges |
| Governance | Ejerskab, livscyklus og regler for deling | Kan nogen svare på “hvem ejer dette site?” |
I 2026 er “oversharing” stadig den hyppigste Copilot-risiko i SMV’er. Copilot laver ikke nye rettigheder, men den gør det lettere at finde alt det, der allerede er delt for bredt. Microsoft Purview er essentielt for at monitorere virksomhedsdata.
Et vigtigt praktisk punkt er SharePoint Advanced Management (SAM). Microsoft har (siden 2025) bundtet SAM med Copilot-licensen, hvilket kan hjælpe med rapporter og styring af deling og adgang i SharePoint. SharePoint Advanced Management leverer DAG-rapporter for Data Access Governance, og Restricted Access Control kan anvendes på følsomme sites. Mens Microsoft 365 E3 dækker det basale, tilbyder Microsoft 365 E5 den fulde suite af automatisering. Microsoft beskriver selv, hvordan SAM kan støtte Copilot-readiness og begrænse oversharing i deres gennemgang af SharePoint Advanced Management og oversharing.
At opfylde de tekniske krav er det første skridt. Når Tt-support hjælper SMV’er i Århus og Lystrup, handler første fase ofte om at få de basale ting til at sidde:
- Tydelige sikkerhedsgrupper (ikke “alle”).
- Gennemgang af gæsteadgange og gamle delingslinks.
- Enkle regler for, hvor nye dokumenter skal ligge.
- En ejer af websted pr. Team og pr. SharePoint-site, med et reelt ansvar.
Det er klassisk it-support og it-sikkerhed, bare med større konsekvens, fordi Copilot kan gøre indhold mere synligt i dagligdagen.
SharePoint-struktur: sådan undgår I at Copilot finder det forkerte
En forenklet struktur for sites, biblioteker og adgangsgrupper, skabt med AI.
Copilot bliver kun så god som jeres informationsarkitektur i SharePoint Administration. I praksis betyder det: Jo mere ensartet jeres virksomhedsdata i SharePoint og Teams er organiseret, jo mere præcise svar får medarbejderne.
Den typiske SMV-struktur, der går galt, ligner en værktøjskasse uden ruminddeling. Alt ligger “et sted”, men ingen kan forklare hvor. Når Copilot bliver sat på, bliver den kasse med virksomhedsdata gennemsøgt hurtigere end før. Problemet bliver bare synligt på et nyt niveau.
En robust SharePoint-struktur behøver ikke være stor. Den skal være konsekvent gennem effektiv SharePoint Administration:
- Færre sites, men tydeligt formål pr. site (Salg, HR, Drift).
- Standard for biblioteker (fx “Skabeloner”, “Kontrakter”, “Projekter”).
- Metadata hvor det giver mening (kunde, projekt, år), ikke på alt.
- Klare regler for, hvornår noget hører hjemme i Teams-filer, og hvornår det skal i et fælles SharePoint-site.
- Identificer og rydd op i inaktive websteder og forældede data for at forbedre AI-nøjagtigheden.
- Brug Restricted Content Discovery til at forhindre Copilot i at vise sensitive resultater fra forkerte sites.
Hvis man vil have et eksternt perspektiv på, hvad “SharePoint klar til Copilot” betyder i praksis, er der flere gode pointer i en 2026-tjekliste til data governance og Copilot i SharePoint. Microsoft Purview hjælper med at implementere opbevaringspolitikker og kryptering af filer. Pointen er enkel: Copilot skaber ikke orden, den bruger den orden, der findes.
For SMV’er i Randers, Silkeborg og Herning ser vi ofte, at rådgivning inden for SharePoint Administration gør forskellen. Ikke lange projekter. Korte beslutninger: Hvad er “sandheden” for kundedokumenter, hvad er “sandheden” for politikker, og hvem ejer oprydningen?
Når de beslutninger er taget, bliver implementeringen typisk meget hurtigere. Og licenserne bliver lettere at forsvare, fordi Copilot rent faktisk rammer rigtigt.
Konklusion: køb licenserne, når fundamentet kan bære udrulning af Copilot
Microsoft 365 Copilot kan give fart på skrivearbejde, møder og søgning, men den trækker også i jeres svage punkter. Data, adgangskontrol og SharePoint-struktur skal være nogenlunde på plads, før det giver mening at skalere udrulning af Copilot.
For SMV’er i Århus, Lystrup og Randers er det ofte den samme opskrift: få styr på rettigheder og opbevaringspolitikker, ryd op i de mest brugte områder, undgå overdeling af data og gør strukturen enkel nok til at holde med beskyttelse af personlige oplysninger i fokus. Microsoft 365 E5-brugere har den letteste vej til denne automatisering, mens ejer af websted har det endelige ansvar. Så bliver Copilot et værktøj med Work IQ, ikke en ny kilde til støj. Tt-support kan tage forarbejdet sammen med jer, så I køber licenser på et oplyst grundlag.
