Purview Retention Politikker For Danske SMV'er I 2026
Et typisk scenarie i en SMV: IT og compliance skal blive enige om, hvad der skal bevares, og hvad der skal væk, billedet er skabt med AI.
Data vokser altid. E-mails, Teams-chats, tilbud, fakturaer, kontrakter, projektdokumenter. Hvis ingen styrer det, bliver Microsoft 365 hurtigt et pulterkammer.
Purview retention politikker handler om at sætte klare regler for opbevaring og sletning, på tværs af Exchange, SharePoint, OneDrive og Teams. Det er ikke kun "compliance". Det er også drift, søgbarhed og ro i maven, når nogen spørger: "Hvor længe gemmer vi det her?"
I 2026 får mange SMV'er et ekstra skub, fordi Microsoft udfaser gamle SharePoint-mekanismer og flytter fokus til Purview. Derfor giver det mening at få styr på retention nu, især hvis man vil undgå dyre brandslukninger i en travl hverdag i Århus, Randers og Lystrup.
Hvorfor retention i praksis bliver en IT-udfordring for SMV'er
Retention lyder som en regel i en mappe. I virkeligheden rammer det medarbejderne direkte. Når en fil ikke kan slettes, eller en mail bliver liggende "for evigt", ender spørgsmålet hos IT. Og ofte hos den samme person, der også har ansvar for printere, brugere og sikkerhed.
I mange SMV'er ser mønstret sådan ud:
- IT-ansvaret er delt mellem flere roller (ejer, økonomi, drift).
- Dokumenter ligger både i Teams, SharePoint og lokale drev.
- Standarder er uklare, så alle gør "det der virker".
- Sletning bliver et tabu, fordi man er bange for at fjerne noget vigtigt.
Retention fungerer lidt som udløbsdatoen på mælk. Hvis ingen kigger, står der til sidst en hel køleskabshylde med ting, man ikke tør røre. Resultatet er flere fejl, langsommere søgning og større risiko ved et brud.
Derfor hænger retention tæt sammen med it-sikkerhed. Jo mere data, jo mere kan lække. Samtidig stiger omkostningen ved eDiscovery, forespørgsler og intern oprydning. Retention kan også hjælpe med at få mere præcise svar, når medarbejdere bruger søgning og AI-assistenter i Microsoft 365.
For mange lokale virksomheder er nøglen hurtig It-support . Når en medarbejder sidder fast i en slettekonflikt eller ikke kan finde den rigtige version, stopper arbejdet. Her giver det værdi at have en fast partner, som kan give hjælp til IT, uden at der går dage.
NetDK ser ofte, at retention først bliver prioriteret, når noget gør ondt. Det kan man vende, hvis reglerne designes simpelt og driftes stabilt.
Hvad ændrer sig i 2026, og hvorfor det betyder noget
Microsoft skubber i 2026 tydeligt på mod Purview som det centrale sted for data governance (styring). Det rammer især virksomheder, der stadig bruger ældre SharePoint-funktioner til opbevaring og sletning.
Den vigtige dato: I april 2026 udfaser Microsoft flere klassiske SharePoint-funktioner til retention. Hvis de er i brug, skal I have en plan før fristen.
Samtidig kommer der nye muligheder, som kan være relevante for SMV'er:
En af de mest praktiske ændringer er retention baseret på "sidst åbnet" for SharePoint og OneDrive (udrulning hen over maj og juni 2026, først som preview). Det gør oprydning mere realistisk, fordi gamle filer uden aktivitet kan slettes automatisk efter en periode. Det er ofte bedre end at slette ud fra "oprettet dato", som ikke siger noget om brug.
Der kommer også "priority cleanup" (preview fra januar 2026). Det er en kontrolleret måde at slette indhold før retentiontiden udløber, men med stramme krav til roller, godkendelser og logning. Det passer til situationer, hvor man har et konkret behov for at fjerne data, og samtidig skal kunne dokumentere handlingen.
Endelig bliver håndtering af Preservation Hold Library (PHL) mere strømlinet, når retention med "do nothing" udløber. Det ændrer ikke jeres ansvar, men det ændrer, hvor man finder indhold ved søgning og sager.
Hvis I vil læse Microsofts officielle beskrivelser af opsætning, er det mest direkte sted Microsofts vejledning til retention settings.
Sådan vælger man retention politikker, der faktisk virker i hverdagen
Et enkelt flow for data-livscyklus i Purview, billedet er skabt med AI.
En retention model skal være forståelig. Den må ikke kræve, at medarbejdere "husker at gøre det rigtige" hver gang. Derfor starter mange SMV'er bedst med få, brede regler, og derefter undtagelser.
To begreber går igen i Purview:
- Retention policies: regler på container-niveau (mailbokse, sites, Teams).
- Retention labels: mærker på indhold, ofte til mere præcise scenarier.
For at holde det praktisk giver det mening at definere en "baseline" først. Typisk: almindelig kommunikation og samarbejdsfiler bevares en periode og slettes derefter. Dernæst håndterer man særlige områder som HR, økonomi og kontrakter med egne regler.
Her er en enkel måde at tænke det på (eksemplerne skal altid afstemmes med jeres krav og branche):
| Indholdstype i Microsoft 365 | Typisk mål | Praktisk retention-idé |
|---|---|---|
| Teams chats og kanalbeskeder | Begræns støj og risiko | Kortere retention end dokumenter, med klare undtagelser |
| Projektsites i SharePoint | Dokumentation og overblik | Bevar under projekt, slet efter afslutning efter fast periode |
| OneDrive (personlige filer) | Reducér "skyggearkiv" | Brug "sidst åbnet" når det er relevant |
| Økonomi og aftaler | Sporbarhed | Strammere regler, ofte længere bevaring |
Når modellen er på plads, kommer implementeringen. Det bør ske i kontrollerede trin:
- Kortlæg hvor data ligger (Exchange, Teams, SharePoint, OneDrive).
- Vælg 2 til 4 retention politikker som start, og test på en pilotgruppe.
- Slå policy lookup og audit til, så I kan se effekt og fejl hurtigt.
- Rul ud i bølger, og dokumentér beslutningerne.
Microsoft beskriver selve opsætningen trin for trin i guiden til at oprette retention policies. Den er også nyttig, når man skal forklare forskellen på Teams, Exchange og SharePoint-retention internt.
Drift, support og rådgivning: når retention møder virkeligheden
Governance handler om at kunne forklare og dokumentere reglerne, ikke kun at sætte dem, billedet er skabt med AI.
Retention går galt på to måder: enten bliver der gemt for meget, eller også bliver der slettet for hårdt. Begge dele giver tickets.
I hverdagen ser man især disse support-sager:
En bruger kan ikke slette en mail med persondata. Retention holder den tilbage, og medarbejderen tror det er en fejl. En anden oplever, at Teams-chatten "forsvinder", fordi retention er kortere end forventet. Nogle får konflikt mellem projektkrav og standardpolitik, så dokumenter ender i et holdbibliotek, man ikke kender.
Her er værdien af faste processer og adgang til IT-eksperter tydelig. Når regler påvirker arbejdet, skal man kunne svare hurtigt, og med dokumentation. Ellers mister retention sin legitimitet.
Hvis Teams-chatretention er et tema, er det nyttigt at se et konkret eksempel på sletning og politikker i praksis, for eksempel gennemgangen af Teams chat-retention.
For SMV'er i Århus, Randers og Lystrup betyder det ofte, at man vil have en partner tæt på. Ikke for at ændre politikker hver uge, men for at sikre, at de holder, også når organisationen ændrer sig. NetDK arbejder typisk med en enkel pakke: afklaring af krav, opsætning i Purview, test og en driftsplan, så support kan løse sager uden gætteri.
Konklusion: færre konflikter, bedre kontrol, mindre støj
Purview retention politikker i 2026 er ikke en "nice to have". Det er grundlaget for ordentlig datahåndtering i Microsoft 365, især når gamle SharePoint-funktioner forsvinder. Start småt, dokumentér beslutninger, og sørg for at drift og hjælp til IT er tænkt ind fra dag ét. Den bedste retention er den, medarbejderne næsten ikke lægger mærke til, men som kan forklares, når det gælder.
