IT-onboarding til nye medarbejdere i en dansk SMV, tjekliste til bruger, enhed, adgang, licenser og standard-apps

15. februar 2026

Semi-realistic digital illustration of an IT manager and new employee seated at a clean desk, with the manager pointing to a laptop screen displaying simple icons for user setup, devices, access keys, licenses, and standard apps. Background features a modern open office with large windows, soft natural daylight, and subtle Nordic decor in a clean corporate aesthetic. En IT-ansvarlig hjælper en ny kollega i gang med en struktureret onboarding, skabt med AI.

Når en ny medarbejder starter, skal tingene virke fra minut ét. Mail, kalender, Teams, printer, fagsystemer, Wi-Fi. Hvis bare én brik mangler, går tiden med venten, og resten af teamet bliver afbrudt.

I en dansk SMV er IT-onboarding ofte noget, der "lige" bliver fikset undervejs. Det holder sjældent. En enkel IT onboarding tjekliste giver ro, færre fejl og en bedre start, især når virksomheden vokser i Århus, Randers og Lystrup.

Typiske IT-udfordringer i SMV'er ved nyansættelser

Mange SMV'er har ikke en fuldtids IT-afdeling. Derfor lander opgaven tit hos en kontoransvarlig, en leder, eller "ham der ved noget om computere". Det giver huller.

Et klassisk problem er manglende ejerskab. HR kender startdatoen, men IT hører det for sent. Resultatet er en bruger uden licens, en laptop uden klargøring, eller adgang der først virker efter frokost.

Sikkerheden bliver også presset. Når der er travlt, bliver der delt midlertidige login, brugt simple passwords, eller sprunget over MFA (multi-factor authentication, ekstra login-bekræftelse). Det er som at give en ny kollega en nøgle, der også passer til bagdøren.

Hvis onboarding kræver brandslukning, bliver det dyrt. Ikke i licenser, men i spildtid og afbrydelser.

Samtidig er det svært at holde standarder. Nogle får Chrome, andre får Edge. Nogle får en lokal admin-konto "for at få det til at virke". Over tid skaber det uens drift, flere fejl og mere It-support.

Det hjælper at se onboarding som en proces, ikke en enkelt dag. En HR-tjekliste er en god base, men IT-delen skal stå lige så skarpt. Til inspiration for den brede onboarding kan man fx se Randstads tjekliste til succesfuld onboarding , og så koble IT-laget ovenpå.

Før første arbejdsdag: bruger, identitet og licenser på plads

Clean isometric illustration of a sleek tablet screen showing an IT onboarding checklist with icons for user profile, device, access, licenses, and apps, set against a blurred Danish office desk in Nordic whites, grays, and blues. En enkel tjekliste-visning med de vigtigste IT-punkter, skabt med AI.

Preboarding er der, hvor man vinder tid. Målet er klart: Den nye medarbejder skal kunne logge ind og arbejde uden at vente på "IT".

Her er en praktisk rækkefølge, som passer til mange danske SMV'er:

  1. Opret bruger og identitet : Navn, visningsnavn, e-mail-format, afdeling, manager.
  2. Sæt Microsoft 365 op : Mailbox, kalender, Teams, OneDrive, basale sikkerhedsindstillinger.
  3. Tildel licenser : Vælg licenser efter rolle, ikke efter hvad der lige er ledigt.
  4. Grupper og rettigheder : AD/Azure AD-grupper, delte postkasser, Teams-kanaler, SharePoint-adgange.
  5. Krav om MFA/2FA : Aktivér MFA fra start, og vælg en enkel metode (authenticator-app).
  6. Klargør enheden : Standard image, opdateringer, kryptering (disk encryption), MDM hvis I bruger det.

Hold det stramt. "Mindste nødvendige adgang" giver færre risici og mindre oprydning senere. Samtidig bliver det lettere at dokumentere, hvem der har adgang til hvad (en fordel ved både revision og fratrædelser).

Et praktisk tip er at samle data ét sted. Startdato, rolle, systemliste og udstyr bør ligge i samme bestilling. Så undgår man, at IT gætter. Det er også her, rådgivning fra IT-eksperter kan gøre en forskel, især hvis der er flere lokationer og forskellige behov.

Første dag: enhed, adgang og standard-apps uden spildtid

Når brugeren virker, kommer det, medarbejderen mærker: enheden og de daglige apps. Her opstår de små stopklodser, der tager en halv dag i bidder.

Sæt en standard for "minimum klar til arbejde". Det er som at udlevere en firmabil med brændstof og forsikring, ikke bare nøglen.

Denne tabel kan bruges som kort kontrol, inden udlevering:

Område Standard Typisk fejl Hurtig kontrol
Enhed Opdateret OS, kryptering, skærmlås Manglende updates Genstart, check opdateringsstatus
Adgang MFA aktiv, korrekt grupperolle For mange rettigheder Log ind som bruger, test 2-3 systemer
Netværk Wi-Fi, VPN ved behov Forkert profil Test fra kontor og hjemmeprofil
Standard-apps Office, Teams, browser, PDF Dubletter og gamle versioner Åbn Teams og mail, test sign-in
Printer/filer Standardprinter, filadgang Delte drev mangler Print testside, åbn fælles mappe

Efter udlevering bør man også teste de "kedelige" ting. Signatur i mail, kalenderdeling, lyd i Teams, og adgang til fælles mapper. De problemer giver flest afbrydelser.

Samtidig skal sikkerheden holde. Brug ikke delte logins, heller ikke "kun de første to timer". En god modtagelse handler også om at undgå de klassiske mangler som login eller udstyr. Den pointe går igen i guiden om at tage godt imod nye medarbejdere , hvor friktion i starten fremhæves som en reel udfordring.

Til sidst: gør supportvejen tydelig. Når den nye sidder fast, skal der være en enkel kanal til hjælp til IT. Ellers begynder kollegerne at "fixe" lokalt, og så opstår der hurtigt uens opsætninger.

Efter første uge: IT-support, sikkerhed og stabil drift

An IT expert stands beside an employee at a standing desk in a modern minimalist Aarhus office, gesturing to security icons and Microsoft 365 cloud on the laptop screen. Soft daylight illuminates the professional scene with a subtle cityscape view. En IT-ekspert hjælper en medarbejder videre ved skrivebordet, skabt med AI.

Den første uge afslører hullerne. Det er her, de skjulte behov dukker op, fx adgang til et økonomisystem, en delt postkasse eller en bestemt skabelon i SharePoint.

Derfor bør onboarding have en kort opfølgning. Ikke en lang workshop, men 15 minutter med tre spørgsmål: Hvad mangler, hvad irriterer, og hvad er vigtigt for rollen?

Stabil drift kræver også en klar model for It-support:

  • Én indgang (mail, portal eller telefon), så ingen gætter.
  • Et aftalt responstidspunkt, så forventningerne er realistiske.
  • Enkle standarder for udstyr og apps, så fejl kan gentages og løses.

I området omkring Århus, Lystrup og Randers betyder nærhed noget. Når en medarbejder ikke kan logge ind, eller Teams ikke virker før et kundemøde, tæller minutter. Her giver det værdi at have adgang til IT-eksperter, der kan tage sagen med det samme, både remote og on-site.

Hos NetDK ser man ofte samme mønster i SMV'er: onboarding fungerer fint, indtil én nøgleperson er på ferie. Derfor bør dokumentation være en del af processen. Gem, hvem der har hvilke licenser, hvilke grupper brugeren ligger i, og hvilket udstyr der er udleveret. Det gør også offboarding langt lettere, når en medarbejder stopper.

God onboarding er også god sikkerhed. Jo mere standard, jo færre smuthuller.

For struktur omkring preboarding/onboarding som proces, kan man også hente inspiration i større organisationers tilgang, fx SDU's side om pre- og onboarding (principperne kan skaleres ned til en SMV).

Konklusion: en enkel tjekliste slår ad hoc hver gang

En god IT-onboarding handler om forberedelse, standarder og tydelig support. Når bruger, enhed, adgang, licenser og standard-apps spiller sammen, kommer den nye hurtigere i gang. Samtidig falder antallet af afbrydelser, og sikkerheden bliver lettere at holde. Start med en kort IT onboarding tjekliste , og gør den til en fast del af jeres ansættelsesflow. Det er en lille indsats, der giver ro i hverdagen.